Để có thể đáp ứng được những yêu này, các vấn đề về quản trị doanh nghiệp, hoạt động nghiệp vụ, cơ chế tác nghiệp phải được thể hiện rõ thành văn bản dưới dạng quy chế, quy định, quy trình… phù hợp và chuẩn xác trong từng mảng nghiệp vụ ngân hàng, làm cơ sở để thực hiện và tránh rủi ro pháp lý.
Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng đạt được yêu cầu trên do chưa có một hệ thống văn bản định chế nội bộ vừa bảo đảm chất lượng, vừa không tiềm ẩn khả năng gây ra rủi ro. Vậy những tiêu chuẩn nào đối với hệ thống văn bản mà các ngân hàng buộc phải đáp ứng?
Đầy đủ, hiệu lực rõ ràng
Việc hệ thống hóa không đơn giản chỉ là tập hợp lại các văn bản và đưa vào thành một danh mục. Bởi nếu chỉ có vậy thì hầu hết mỗi ngân hàng hiện nay đều đã có danh mục văn bản riêng. Vấn đề trọng tâm là danh mục văn bản của các ngân hàng hiện nay chưa bảo đảm được 2 yếu tố quan trọng: Có đầy đủ văn bản định chế của ngân hàng từ thời điểm thành lập đến nay và được phân chia hợp lý thành từng lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ; chỉ rõ hiệu lực của từng văn bản, việc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế giữa các văn bản.
Do đặc thù hoạt động đa dạng và phức tạp, hệ thống văn bản nội bộ của ngân hàng phải được chia tách thành nhiều mảng, chẳng hạn: Bộ máy, chính sách tín dụng, sản phẩm tín dụng, nguồn vốn, đầu tư, tài chính kế toán, nhân sự, hành chính, công nghệ…
Mỗi mảng lớn cần được phân tách thành mảng nhỏ hơn, chẳng hạn, trong chính sách tín dụng có phí và lãi suất, tài sản bảo đảm, xử lý nợ…; hay trong sản phẩm tín dụng có sản phẩm dành cho khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp…
Việc phân mảng một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp ngân hàng kiểm soát được trong mỗi lĩnh vực hoạt động đang có những văn bản nào điều chỉnh.
Bước tiếp theo là chỉ rõ hiệu lực của các văn bản. Đây là vấn đề then chốt, vì từ đây mới có thể phát hiện ra văn bản nào đã lỗi thời, văn bản nào cùng điều chỉnh một vấn đề, cái nào buộc phải áp dụng, cái nào không.
Sự phức tạp nằm ở chỗ trong ngân hàng có quá nhiều văn bản cùng quy định về một vấn đề, mà khi một văn bản mới ra đời lại thường không chỉ rõ là thay thế cho các văn bản nào trước đó. Nếu không được chỉ rõ, thì về nguyên tắc, người rà soát buộc phải đọc nội dung văn bản, đối chiếu các quy định của pháp luật hiện hành để xác định văn bản đó còn hay hết hiệu lực.
Công việc này không hề đơn giản, đòi hỏi ngân hàng phải có sự đầu tư về thời gian, nhân sự hiểu biết pháp luật và có chuyên môn về soạn thảo văn bản mới có thể thực hiện.
Thiết lập cơ chế quản lý, kiểm soát văn bản, hạn chế rủi ro
Nếu chỉ dừng lại ở việc có danh mục văn bản thì chưa thể giúp ngân hàng hạn chế những nguy cơ rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt là rủi ro pháp lý. Công đoạn mang tính quyết định là rà soát lại nội dung của toàn bộ văn bản đang có hiệu lực trong ngân hàng để chỉ ra những nội dung không phù hợp với pháp luật, có nguy cơ gây rủi ro, chồng chéo, mâu thuẫn, hay cần loại bỏ.
Công đoạn này yêu cầu người thực hiện phải có hiểu biết chắc chắn về các quy định của pháp luật liên quan đến từng lĩnh vực mà văn bản đang điều chỉnh, từ đó đối chiếu, rà soát nội dung văn bản để chỉ ra các vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, thay thế. Quyết định loại bỏ văn bản nào, hay phần nào trong từng văn bản đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng và trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ liên quan.
Song song với công đoạn chuyên môn, ở góc độ quản lý hệ thống, ngân hàng cần có một quy trình quản lý văn bản định chế, trong đó quy định rõ về quy trình soạn thảo, phê duyệt, ban hành, kiểm soát văn bản trong toàn hệ thống.
Việc quản lý văn bản phải có một bộ phận độc lập, thực hiện các công việc quản lý danh mục văn bản, kiểm soát chất lượng văn bản (tham gia soạn thảo hoặc thẩm định văn bản), cập nhật các văn bản mới ban hành vào danh mục, theo dõi các văn bản không còn phù hợp với thực tế và đề xuất chỉnh sửa hoặc bãi bỏ.
Các phòng, ban chức năng thuộc các khối nghiệp vụ cần được phân định phạm vi quản lý lĩnh vực nghiệp vụ rõ ràng và thực hiện soạn thảo văn bản định chế liên quan đến nghiệp vụ của phòng ban đó. Các bộ phận liên quan tham gia vào quá trình đưa ý kiến góp ý về các dự thảo văn bản để tạo sự liên kết, tương tác phối hợp giữa các vấn đề nghiệp vụ. Bộ phận quản lý văn bản có trách nhiệm thẩm định lại nội dung văn bản sau cùng trước khi trình người có thẩm quyền ban hành. Cơ chế này sẽ giúp cho ngân hàng hạn chế được việc ban hành tràn lan, vượt tầm kiểm soát hay ban hành trái thẩm quyền.
Tiêu chuẩn mà ngân hàng cần hướng tới là có một hệ thống văn bản bảo đảm đủ để điều chỉnh các hoạt động của ngân hàng, nhưng có sự tinh giản, không bị mâu thuẫn, chồng chéo nội dung, phù hợp với các quy định của pháp luật và xác định được rõ ràng hiệu lực để có thể hạn chế rủi ro. Vì vậy, ngay từ bây giờ, ngân hàng cần có sự nhìn nhận, đầu tư đúng mức về thời gian và nhân sự chuyên môn để đáp ứng yêu cầu cấp thiết này.
