Tuy nhiên, phạm vi trách nhiệm của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào không phải là vấn đề mà cá nhân, tổ chức nào khi có nhu cầu tiến hành công chứng cũng đều hiểu rõ.
Cam đoan về hiệu lực của văn bản, không đề nghị công chứng viên phải xác minh
Trong một hợp đồng đặt cọc (đã được công chứng) để bảo đảm thực hiện giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất có nội dung như sau: Bên A và Bên B cam đoan đã xem xét kỹ tất cả các giấy tờ liên quan, biết rõ về Bên A, biết rõ về tài sản đặt cọc để mua bán và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu là có thật, tình trạng pháp lý - hạn chế quyền sử dụng (tình trạng bị kê biên, tranh chấp, xử lý nợ…) và không đề nghị Công chứng viên phải xác minh và yêu cầu giám định.
Hoặc trong một hồ sơ khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng ký kết hợp đồng này dựa trên cơ sở nhận ủy quyền từ người sử dụng đất (thông qua hợp đồng ủy quyền). Trong hồ sơ công chứng, bên nhận ủy quyền có cam đoan rằng “Hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực và tự chịu trách nhiệm với cam đoan của mình”.
Vấn đề đặt ra là nếu các bên thỏa thuận không đề nghị công chứng viên phải xác minh, yêu cầu giám định, hoặc cam đoan rằng văn bản ủy quyền vẫn còn hiệu lực, thì có đồng nghĩa rằng trách nhiệm của công chứng viên sẽ được loại trừ hay không? Nghĩa là công chứng viên sẽ không có trách nhiệm xác minh, giám định, kiểm tra hiệu lực của các văn bản được dùng làm cơ sở để công chứng hợp đồng?
Công chứng là chứng nhận về tính xác thực, tính hợp pháp của giao dịch
Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định rõ công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình.
Tại cuối mỗi văn bản, hợp đồng được công chứng, đều sẽ có phần đề “lời chứng của công chứng viên”. Nội dung lời chứng của công chứng viên cũng phần nào thể hiện trách nhiệm, phạm vi công việc mà công chứng viên phải thực hiện.
Theo yêu cầu của Luật Công chứng 2014, lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong quá trình tiếp nhận và thực hiện yêu cầu công chứng, nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ thì công chứng viên có quyền đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Như vậy, việc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định sẽ thực hiện dựa trên cơ sở đề nghị của người yêu cầu công chứng; nhưng trách nhiệm làm rõ các vấn đề còn mơ hồ, chưa rõ ràng vừa là quyền vừa là trách nhiệm của công chứng viên, nhằm bảo đảm thực hiện trọn vẹn trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của giao dịch. Trường hợp không làm rõ được, công chứng viên hoàn toàn có quyền từ chối công chứng.
Còn cam đoan của các bên về tính hợp pháp của giao dịch, về hiệu lực của các văn bản liên quan không phải là cơ sở để miễn trừ trách nhiệm của công chứng viên. Nếu công chứng viên vẫn thực hiện công chứng mà dẫn đến thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, thì chủ thể bị thiệt hại có quyền khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường.
Trong vụ việc nêu trên (cam kết về hợp đồng ủy quyền vẫn còn hiệu lực), Tòa án nhận định rằng việc công chứng viên công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất do tin tưởng theo cam đoan của người được ủy quyền để thực hiện công chứng, mà không kiểm tra về thời hạn ủy quyền thực tế đã hết hay chưa là thiếu sót. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến thiệt hại của người mua, khi mà người mua thực tế đã thanh toán tiền theo hợp đồng được công chứng.
Có thể nói, hoạt động công chứng là một lĩnh vực khá đặc thù và cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Bản thân công chứng viên khi thực hiện trách nhiệm của mình cần nỗ lực tối đa để kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch trước khi thực hiện công chứng. Có như vậy, mới có thể vừa bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động nghiệp vụ của mình, vừa bảo vệ được quyền lợi chính đáng của các bên tham gia hoặc có liên quan đến giao dịch, hợp đồng được công chứng.
