Để đối mặt với những thách thức ban đầu của công bố thông tin bằng tiếng Anh, các doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức vào việc xem xét, đặt ra mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch chi tiết. Điều này bao gồm xây dựng lộ trình hành động, xác định thời gian phù hợp và các tài liệu cần thiết nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra một cách thuận lợi, đồng thời giảm thiểu rủi ro và trở ngại có thể phát sinh.
Một lộ trình được xem là hiệu quả khi có thể phân tích và xác định rõ các giai đoạn hành động dựa trên tầm quan trọng của mỗi nội dung cần được công bố, đảm bảo chúng được thực hiện đúng theo kế hoạch, kịp thời và trong khoảng thời gian hợp lý. Bằng cách này, quá trình tiếp cận sẽ đạt được tính toàn diện và hiệu quả tối ưu trong mọi khía cạnh.
Các giai đoạn thực hành công bố thông tin bằng tiếng Anh
 |
Các giai đoạn thực hành công bố thông tin bằng tiếng Anh. Nguồn: Practical Handbook for English Disclosure (Japanese) |
Lộ trình áp dụng công bố thông tin bằng tiếng Anh được khuyến nghị bao gồm 3 giai đoạn. Từ giai đoạn đầu là mục tiêu ngắn hạn mà doanh nghiệp phải hoàn thành trước mắt, đến giai đoạn thứ hai đánh dấu sự mở rộng phạm vi công bố, sau cùng là giai đoạn biểu thị tính chủ động trong thực hành công bố thông tin bằng tiếng Anh - mục tiêu dài hạn mà các doanh nghiệp cần hướng tới.
 |
ThS. Đoàn Phương Nhi, Nghiên cứu trưởng về Quản trị công ty, Trung tâm Nghiên cứu và Hỗ trợ Đào tạo về Quản trị Doanh nghiệp BR&T, Trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh |
Xác định những tài liệu nên được công bố bằng tiếng Anh và mức độ công bố sao cho phù hợp đối với mỗi doanh nghiệp thực sự không dễ dàng. Một cách tiếp cận thực tế được đưa ra là tập trung vào các tài liệu có nhu cầu cao từ phía các nhà đầu tư nước ngoài, đồng thời ưu tiên các tài liệu có thể chuẩn bị một cách đơn giản, điển hình như chọn tài liệu Đại hội đồng cổ đông làm điểm xuất phát.
Thay vì ngay lập tức bắt tay vào công bố báo cáo tài chính hoặc báo cáo thường niên bằng tiếng Anh, cách tiếp cận thông minh mà doanh nghiệp có thể thực hiện là bắt đầu từ các tài liệu Đại hội đồng cổ đông đơn giản như Thư mời họp, Chương trình họp, Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp, hoặc mức tốt hơn nữa là Dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp và Nghị quyết, Biên bản Đại hội đồng cổ đông.
Lấy đó làm tiền đề, doanh nghiệp có thể dần nâng cao phạm vi bằng cách thực hiện tương tự với toàn bộ tài liệu Đại hội đồng cổ đông (bao gồm cả Báo cáo của Hội đồng quản trị, Báo cáo của Ban kiểm soát/Ủy ban kiểm toán, Báo cáo của Ban giám đốc, các Tờ trình và phụ lục đính kèm), sau đó là Báo cáo tình hình quản trị công ty, Báo cáo thường niên và thậm chí cả Báo cáo phát triển bền vững. Đây là cách tiếp cận linh hoạt và có chiều sâu giúp doanh nghiệp không chỉ củng cố niềm tin đối với nhà đầu tư mà còn mở ra các kênh hợp tác mới trên thị trường toàn cầu.
Theo kết quả khảo sát nhu cầu của nhà đầu tư nước ngoài về công bố thông tin bằng tiếng Anh do Sở giao dịch chứng khoán Tokyo thực hiện, bộ tài liệu Đại hội đồng cổ đông được xem là tài liệu quan trọng đối với nhà đầu tư quốc tế. Cụ thể, 20% nhà đầu tư cho rằng đây là yêu cầu bắt buộc (nhà đầu tư sẽ không đầu tư nếu doanh nghiệp không công bố tài liệu này), trong khi đó, 35% nhà đầu tư đánh giá tài liệu này là cần thiết và 39% nhà đầu tư xem việc công bố chúng bằng tiếng Anh là hữu ích.
 |
Kết quả khảo sát nhà đầu tư nước ngoài về công bố thông tin bằng tiếng Anh (năm 2021). Nguồn: Practical Handbook for English Disclosure (Japanese) |
* Ghi chú: Bắt buộc: Không đầu tư nếu không có công bố bằng tiếng Anh; Cần thiết: Yêu cầu công bố bằng tiếng Anh; Hữu ích: Sẽ sử dụng nếu có công bố bằng tiếng Anh; Không cần thiết: Không sử dụng ngay cả khi tài liệu được công bố bằng tiếng Anh
Bộ tài liệu Đại hội đồng cổ đông đối với nhà đầu tư nước ngoài là một trong những tài liệu thiết yếu để đánh giá tiềm năng và rủi ro khi ra quyết định đầu tư vào công ty. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, hiệu suất hoạt động và cơ hội phát triển của doanh nghiệp, giúp nhà đầu tư hiểu rõ hơn về đối tượng mà họ quan tâm.
Hơn nữa, Đại hội đồng cổ đông là cơ hội đặc biệt cho nhà đầu tư nước ngoài tham gia vào quyết định quan trọng của doanh nghiệp, từ việc bầu cử thành viên Hội đồng quản trị đến việc biểu quyết các chính sách quản trị và chiến lược kinh doanh. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của việc công bố thông tin bằng tiếng Anh, đặc biệt là tài liệu Đại hội đồng cổ đông.
Khi thực hiện công bố tài liệu Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh, có một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý. Thời điểm công bố tài liệu cần đảm bảo để nhà đầu tư có đủ thời gian xem xét toàn bộ nội dung dự thảo sẽ được thảo luận. Thông lệ tốt tại ASEAN khuyến nghị tài liệu tiếng Anh cần được công bố cùng thời điểm với tài liệu tiếng Việt, trong đó Thư mời họp cần được công bố tối thiểu 28 ngày trước ngày diễn ra đại hội.
Thứ hai, để xây dựng một nền tảng vững chắc và linh hoạt cho hoạt động công bố tài liệu bằng tiếng Anh, đầu tư đúng mức vào nhân sự và ngân sách là chìa khóa quan trọng. Đối với khía cạnh nhân sự, người phụ trách quản trị công ty/thư ký công ty đóng vai trò chính và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình công bố tài liệu Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh, từ việc xác định thông tin cần công bố đến cách thức trình bày thông tin một cách chính xác và hiệu quả. Vì thế, khi tuyển dụng người phụ trách quản trị công ty, cần ưu tiên ứng viên có kiến thức về kinh doanh và tài chính, hiểu biết các yêu cầu pháp lý và quy định có liên quan, có khả năng giao tiếp và trình bày thông tin chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, thuần thục ngôn ngữ kinh doanh và thuật ngữ chuyên ngành quốc tế.
Ngoài ra, việc khuyến khích, triển khai các chương trình đào tạo cho người phụ trách quản trị công ty/thư ký công ty là một bước cần thiết để phát triển kỹ năng cho vai trò này. Chương trình đào tạo có thể tập trung vào phát triển kỹ năng viết và trình bày thông tin, sử dụng ngôn ngữ kinh doanh phù hợp trong ngữ cảnh quốc tế.
Đối với khía cạnh ngân sách, doanh nghiệp cần lưu ý đến vấn đề quản lý chi phí dịch thuật, xem xét cẩn trọng cả lợi ích về mặt chi phí và chất lượng. Doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn giữa việc thuê ngoài dịch thuật hoặc tự dịch thuật (sử dụng dịch máy). Khi thuê dịch thuật, doanh nghiệp được hưởng lợi ích từ chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên gia dịch thuật, đảm bảo rằng thông tin được dịch thuật một cách chính xác và đáng tin cậy. Tuy nhiên, việc thuê ngoài thường đi kèm với chi phí cao, đặc biệt là đối với các dự án lớn hoặc cần sự liên tục, có thể là gánh nặng tài chính.
Ngoài ra, khi thuê dịch thuật nào, doanh nghiệp cần có điều khoản về chính sách bảo mật rõ ràng và phù hợp, nên bao gồm các biện pháp bảo vệ dữ liệu, cam kết tuân thủ các quy định pháp lý và các biện pháp an ninh thông tin. Ngược lại, tự dịch thuật có thể tiết kiệm hơn nhưng đồng nghĩa phải chấp nhận rủi ro về chất lượng và độ chính xác của thông tin.
Thông qua việc điều chỉnh và sử dụng hiệu quả tiếng Anh trong Đại hội đồng cổ đông, các doanh nghiệp Việt Nam không chỉ mở ra những cơ hội mới mà còn thể hiện cam kết kiên định đối với sự thành công và bền vững của mình trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu.
