Nhiều số lượng, trùng nội dung
Nhiều, hay quá nhiều là từ phù hợp để mô tả cho số lượng các văn bản định chế trong mỗi ngân hàng. Khoảng 15 năm về trước, số lượng các văn bản định chế của các ngân hàng cổ phần khá ít ỏi. Thậm chí, có những ngân hàng chỉ sao chép lại những văn bản pháp quy từ Ngân hàng Nhà nước và cứ thế áp dụng.
Ngày nay đã khác. Giả sử, vào một ngày đẹp trời, CEO ngân hàng bỗng dưng thấy mình cần biết số lượng cụ thể các văn bản định chế trong ngân hàng. Sẽ rất khó tìm ra câu trả lời. Hệ thống dữ liệu máy tính, có thể thống kê cho vị CEO rằng, ngân hàng của ông đang có 1.000 văn bản định chế.
Tuy nhiên, vấn đề ở chỗ, máy tính đã bỏ sót hàng loạt văn bản định chế thực chất. Đó có thể là một công văn, nhưng nội dung mang tính chất quy định với các điều kiện, thủ tục áp dụng nhiều lần vô thời hạn. Do tên gọi công văn, nên hệ thống dữ liệu tưởng nhầm là văn bản hành chính. Đó cũng có thể là một thông báo từ một cấp trưởng phòng ban nào đó trong ngân hàng, nhưng nội dung lại mang tính hướng dẫn, quy định các vấn đề nghiệp vụ, áp dụng lặp đi lặp lại.
Tên gọi “văn bản định chế” xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực ngân hàng cách đây 15 năm, trong quá trình xây dựng mới hệ thống quy chế, quy định, quy trình, chính sách cho các ngân hàng. Luật sư Trương Thanh Đức, Chủ tịch HĐTV BASICO là tác giả của tên gọi này.
Vì đã mặc định chỉ từ cấp Tổng giám đốc trở lên mới có quyền ban hành văn bản định chế, nên hệ thống dữ liệu bỏ sót. Không khó để tìm ra các dạng văn bản này, các CEO ngân hàng hãy thử hỏi bộ phận tài chính-kế toán của mình.
Trong trào lưu phát triển các bộ phận hỗ trợ kinh doanh, ban hành văn bản định chế mới thường được coi như tiêu chí đo lường kết quả hoạt động. Vậy là cùng với sự nhiều thêm các khối phòng ban hỗ trợ, hệ thống định chế của ngân hàng cũng phình to. Mỗi tháng, thêm nhiều văn bản định chế mới được ban hành.
Văn bản định chế mới về lý thuyết phải thay cho văn bản định chế cũ. Nhưng vấn đề không đơn giản như vậy. Giả sử, ngân hàng đưa ra chính sách mới về cho vay hàng hóa, từ nay phải thuê đơn vị độc lập kiểm đếm số lượng hàng. Quy định này sẽ làm thay đổi hàng loạt các văn bản định chế trước đó như quy trình cho vay thế chấp hàng hóa chung, quy trình cho vay cà phê, quy trình cho vay gạo, cho vay sắt thép…
Nếu thận trọng thì bộ phận soạn thảo phải chỉ dẫn văn bản định chế mới này thay thế cho văn bản định chế nào, hủy bỏ hay sửa đổi cho quy định cụ thể nào tại một văn bản định chế cũ nhưng có hiệu lực tiếp tục. Tuy nhiên, công việc tra cứu này khá vất vả so với việc chỉ cần ghi 1 dòng: “Các quy định nào trái với quy định này sẽ đương nhiên hết hiệu lực thi hành”.
Sau đó, quy định nào trái sẽ phụ thuộc vào năng lực tra cứu, nghiên cứu của mỗi đơn vị kinh doanh. Vậy nên mới có hiện tượng ở nhiều ngân hàng, cùng cho vay mua xe ô tô, song có đến 5 văn bản định chế đang hiệu lực áp dụng với nội dung hoàn toàn trái ngược nhau. Hay như trong phiên tòa hình sự về lĩnh vực ngân hàng liên quan đến cho vay hàng hóa, từ kiểm sát viên đến luật sư và chính bị cáo, mỗi người trình bày quan điểm theo một văn bản định chế khác nhau, nhưng thuộc về cùng một ngân hàng và cùng có hiệu lực về cho vay hàng hóa.
Yếu về năng lực phòng thủ
Nhìn vào những vụ việc bất thường, vụ án tranh chấp phát sinh trong giới ngân hàng thời gian qua có thể thấy, năng lực phòng thủ rủi ro pháp lý của hệ thống văn bản định chế tại nhiều ngân hàng còn yếu.
Thiếu sự cập nhật các thay đổi của pháp luật là một nguyên nhân tạo nên phần lớn các lỗ hổng nghiệp vụ trong hệ thống văn bản định chế của ngân hàng. Điều này cũng bởi ngân hàng thường chỉ chú trọng các thay đổi pháp quy trong lĩnh vực của mình. Tuy nhiên, bất cứ lĩnh vực pháp luật nào cũng có thể tác động vào hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Cho nên, dù đó là sự thay đổi trong lĩnh vực hôn nhân gia đình, hay giao thông, hoặc hình sự, thì hệ thống văn bản định chế của ngân hàng cũng cần phải được nhận diện và cập nhật.
Thiếu kỹ năng và thực tiễn pháp lý trong việc hình thành công cụ nghiệp vụ cũng là một nguyên nhân. Các văn bản định chế thường bao gồm các công cụ nghiệp vụ. Chẳng hạn, ngân hàng ban hành một quy trình cho vay, thì mẫu hợp đồng tín dụng chính là công cụ nghiệp vụ. Việc soạn thảo, ban hành, thẩm định văn bản định chế tại ngân hàng có quy trình với sự tham gia của nhiều bộ phận, bao gồm bộ phận pháp chế.
Tuy nhiên, việc thiếu đi các kinh nghiệm thực tiễn đánh giá khả năng phát sinh tranh chấp, xử lý tranh chấp, xử lý rủi ro, phòng tránh hậu quả và kỹ năng hoàn thiện văn bản định chế đã khiến các mẫu biểu công cụ nghiệp vụ của ngân hàng không đáp ứng được khả năng phòng thủ rủi ro. Trong những vụ án tranh chấp thời gian qua, nhiều ngân hàng đã phải chịu phần thua thiệt, mà nguyên nhân xuất phát từ sơ hở trong mẫu biểu về hợp đồng bảo đảm tiền vay, thư bảo lãnh, hợp đồng mua bán trái phiếu.
Cuối cùng, nếu hệ thống văn bản định chế tại mỗi ngân hàng được ban lãnh đạo ngân hàng chú trọng nhiều hơn, bớt thừa và bù thiếu, thực trạng có thể thay đổi.
