Dự thảo nêu rõ, các cơ quan, tổ chức sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử phải trang bị đầy đủ hạ tầng công nghệ thông tin cơ bản (phần cứng, phần mềm, kết nối với các đơn vị để trao đổi văn bản điện tử…) đáp ứng yêu cầu cho việc ký số, kiểm tra chữ ký số và lưu trữ thông tin kèm văn bản điện tử được ký số và các thông tin kèm theo tương ứng.
Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số. Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Về quản lý khóa bí mật cá nhân và khóa bí mật con dấu, người có thẩm quyền ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật cá nhân.
Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho nhân viên văn thư quản lý, sử dụng khóa bí mật con dấu theo quy định. Thiết bị lưu khóa bí mật con dấu phải được cất giữ an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
Dự thảo cũng nêu rõ về ký số trên văn bản điện tử. Theo đó, việc ký số được thực hiện thông qua phần mềm ký số. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử và bản sao định dạng điện tử thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Văn bản điện tử sau khi được soạn thảo hoặc số hóa đáp ứng yêu cầu về nội dung và thể thức theo quy định của Bộ Nội vụ, thực hiện việc ký số như sau: Trường hợp quy định cần một chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử thì thông qua phần mềm ký số, người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.
Trường hợp quy định cần một chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử: Thông qua phần mềm ký số, văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.
Trường hợp quy định cần hai chữ ký số bao gồm chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử, thứ tự ký như sau: Người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử; văn bản điện tử đã được ký số này sau đó được chuyển đến bộ phận văn thư.
Văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử sau khi người có thẩm quyền đã ký số vào văn bản điện tử.
Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.
