Gần đây, khái niệm chuyển đổi số (Digital Transformation - DX) thường xuyên được nhắc đến trên mọi lĩnh vực, từ cấp độ doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn, cho đến cấp độ Chính phủ. Chuyển đổi số được định nghĩa là quá trình sử dụng các công nghệ để điều chỉnh các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm khách hàng, đang được xem như là chìa khóa để các doanh nghiệp thay đổi “lột xác”.
Thật vậy, nếu điện khí hóa vào cuối thế kỷ 19 dẫn đến sự lột xác trong ngành công nghiệp, vì nó thay đổi hoàn toàn phương pháp tổ chức sản xuất, theo đó điện năng được đặt ở vị trí trung tâm trong một hệ sinh thái bao gồm các nhà máy, sản phẩm, quy trình sản xuất và nhân lực lao động, thì tác động của quá trình số hóa còn mạnh mẽ gấp nhiều lần, vì nó làm thay đổi các rào cản liên quan đến mọi phương diện của chiến lược kinh doanh.
Thứ nhất, công nghệ kỹ thuật số đã và đang thay đổi cách chúng ta nhìn nhận về cạnh tranh. Các doanh nghiệp hiện nay đang phải cạnh tranh với các đối thủ sừng sỏ, nhưng lại đến từ các công ty ngoài ngành. Chính các công ty ngoại đạo, bằng việc áp dụng triệt để công nghệ kỹ thuật số đã lấy đi phần lớn khách hàng của các doanh nghiệp truyền thống. Câu chuyện Uber/Grab với doanh nghiệp taxi là một ví dụ rõ nhất.
Bên cạnh đó, công nghệ kỹ thuật số cũng thúc đẩy sự hợp tác với chính các đối thủ cạnh tranh trực tiếp do các mô hình kinh doanh phụ thuộc lẫn nhau, hoặc do các thách thức chung. Có thể thấy, hiện nay khá nhiều ngân hàng đã và đang hợp tác với các công ty Fintech để triển khai các dịch vụ tài chính trên nền tảng số hóa hoàn toàn.
Thứ hai, công nghệ kỹ thuật số thay đổi cách tư duy về dữ liệu. Chưa bao giờ dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu phi cấu trúc, lại có thể thu thập dễ dàng, dồi dào với một chi phí rẻ như hiện nay. Thách thức lớn nhất của doanh nghiệp không phải là làm thế nào để thu thập và lưu trữ dữ liệu, mà là làm thế nào để biến khối lượng dữ liệu khổng lồ thành các tài sản sinh lời.
Dữ liệu không còn được bảo quản lưu trữ thụ động và riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp, mà dần trở thành huyết mạch của mọi bộ phận trong doanh nghiệp, trở thành nhân tố trọng yếu giúp doanh nghiệp tạo sự khác biệt và xây dựng các giá trị mới.
Thứ ba, công nghệ kỹ thuật số đang làm thay đổi cách chúng ta thực hiện đổi mới sáng tạo. Nếu trước đây việc thử nghiệm các ý tưởng luôn là một quá trình tốn kém, chậm chạp, phức tạp, thì với công nghệ kỹ thuật số, chúng ta có thể thử nghiệm và kiểm chứng các ý tưởng một cách liên tục, nhanh hơn và rẻ hơn.
Nếu trước đây, tránh thất bại trong sáng tạo luôn là ưu tiên lớn nhất thì ngày nay, Fail Fast & Learn Fast (Thất bại nhanh để rút kinh nghiệm nhanh) trở thành kim chỉ nam trong hoạt động đổi mới sáng tạo.
Dĩ nhiên, chuyển đổi số hoàn toàn không đơn giản và dễ dàng để triển khai thành công.
Một khảo sát gần đây với các CEO, giám đốc cấp cao của các doanh nghiệp cho thấy, “rủi ro chuyển đổi số” đang là mối quan tâm số một của họ. Thật vậy, kết quả khảo sát cho biết, có đến 70% dự án/sáng kiến chuyển đổi số không đạt được mục tiêu hoặc kết quả như mong đợi. Trong số hơn 1.300 tỷ USD được chi cho việc chuyển đổi số trong năm 2019, người ta ước tính có đến hơn 900 tỷ USD đã bị lãng phí.
Về cơ bản, hầu hết công nghệ kỹ thuật số đều mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp lẫn khách hàng của họ. Tuy nhiên, đã có nhiều bài học nhãn tiền cho thấy, nếu lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong một doanh nghiệp thiếu tư duy đúng đắn về chuyển đổi số, thì trên một mô hình tổ chức kinh doanh và vận hành còn nhiều nhược điểm khiếm khuyết, chuyển đổi số sẽ đơn giản là càng phóng đại những nhược điểm đó.
Tập trung vào việc thay đổi tư duy của các thành viên cũng như văn hóa tổ chức trước khi họ quyết định sử dụng công nghệ gì và sử dụng chúng như thế nào.
Có thể khẳng định rằng, chuyển đổi số thành công ở những tổ chức mà nhà lãnh đạo biết áp dụng nguyên tắc: Tập trung vào việc thay đổi tư duy của các thành viên, cũng như văn hóa tổ chức trước khi họ quyết định sử dụng công nghệ gì và sử dụng chúng như thế nào.
Hay nói khác, chuyển đổi số không phải là vấn đề về công nghệ, mà là vấn đề của chiến lược và cách tư duy mới.
Có một số bài học rút ra từ những doanh nghiệp đã triển khai chuyển đổi số thành công như sau:
Thứ nhất, chuyển đổi số phải dựa vào và phù hợp với chiến lược kinh doanh thực tế của công ty. Không bắt đầu thực hiện chuyển đổi số bằng tư duy về một công nghệ cụ thể nào đó, mà hãy bắt đầu từ bước xác định thật chính xác các "điểm đau" (pain point) cố hữu trong mô hình kinh doanh hiện hữu và xem xét nếu các "điểm đau" này được xử lý triệt để, thì cơ hội và các giá trị mới sẽ bùng nổ hay không.
Thứ hai, không nhất thiết phải đi thuê các nhà tư vấn đắt đỏ để thực hiện chuyển đổi số. Đã có rất nhiều tổ chức không triển khai tới nơi, tới chốn các giải pháp chuyển đổi số mà trước đó được tư vấn, đây là các giải pháp tốt nhất. Thay vào đó, hãy khởi đầu chuyển đổi số bằng việc dựa vào những người trong cuộc - những nhân viên có kiến thức chuyên sâu về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của họ.
Thông thường, các công nghệ mới không cải thiện được năng suất và hiệu quả của tổ chức. Không phải vì những sai sót cơ bản trong công nghệ, mà bởi vì kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của những người trong cuộc đã không được xem xét và lắng nghe nghiêm túc ngay từ giai đoạn chuẩn bị triển khai chuyển đổi số.
Thứ ba, nếu đặt mục tiêu trọng tâm của chuyển đổi số là mang đến trải nghiệm vượt trội cho khách hàng, thì cần thu thập ý kiến thực từ khách hàng một cách cẩn thận và chi tiết nhất có thể, rồi từ đó hãy xác định giải pháp, công nghệ kỹ thuật số nào là phù hợp. Hết sức tránh việc lựa chọn công nghệ dựa trên các giả thuyết mặc định xuất phát từ nội bộ.
Cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai chuyển đổi số là nên thực hiện các thay đổi ở quy mô nhỏ hơn đối với các công cụ khác nhau tại các điểm khác nhau của chu kỳ dịch vụ. Cần phải nhấn mạnh lại, cách tốt nhất để biết nơi cần thay đổi và cách thay đổi là thông qua việc thu thập đầy đủ thông tin từ chính khách hàng.
Thứ tư, cần tổ chức và sắp xếp lại cơ cấu tổ chức hiện hữu để phù hợp với hành trình chuyển đổi số. Đặc thù của chuyển đổi số là một hành trình “Thử và Sai liên tục” cho đến khi tìm ra công thức thành công, do đó tốc độ ra quyết định là một yếu tố vô cùng quan trọng.
Hệ thống phân cấp ra quyết định theo kiểu truyền thống sẽ là yếu tố cản trở rất lớn đến tiến độ thực thi và kết quả chuyển đổi số, bởi nếu mỗi quyết định phải trải qua nhiều tầng quản lý thì sai lầm không thể được phát hiện và khắc phục nhanh chóng.
Do đó, cần có sự điều chỉnh về phân cấp và phân quyền cho phù hợp và tốt hơn cả là nên áp dụng một cơ cấu tổ chức phẳng, hơi tách biệt với phần còn lại của tổ chức.
