Nhu cầu số hóa từ thực tế
Quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp là khái niệm đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, nhưng tại Việt Nam, khái niệm này còn khá mới mẻ. Sự phát triển mạnh của các dự án cao ốc, chung cư tạo ra mảnh đất màu mỡ cho các đơn vị quản lý bất động sản. Các dự án chung cư có hàng trăm, hàng nghìn người dân sinh sống, do đó, việc đáp ứng nhu cầu cá nhân và cộng đồng của cư dân đòi hỏi đội ngũ quản lý phải là nhân lực chất lượng, sắp xếp công việc hợp lý, liên lạc thường xuyên với cư dân và chủ đầu tư.
Mặc dù là mô hình còn mới ở Việt Nam, nhưng trong 5 năm qua, đã có nhiều đơn vị quản lý tòa nhà được thành lập. Đây là dấu hiệu tốt cho thị trường, bởi khách hàng sẽ có nhiều sự lựa chọn. Nếu như 5 năm trước đây, chỉ có một số ít các doanh nghiệp nước ngoài cung cấp dịch vụ này, thì đến nay, đã có nhiều các doanh nghiệp cả trong nước và nước ngoài cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tại thị trường Việt Nam.
Dù số lượng đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tăng mạnh trong 5 năm qua, nhưng chất lượng lại không phát triển tương ứng. Trong đó, vấn đề nan giải hiện nay là mô hình quản lý bất động sản truyền thống đã bước đầu cho thấy không ít sự lạc hậu. Đặc biệt, với khối lượng công việc lớn, mô hình truyền thống cho thấy nhiều hạn chế trong các khâu như giao tiếp với cư dân, quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ cư dân, xử lý yêu cầu của cư dân, chất lượng dự án (tiêu chuẩn quản lý không được đảm bảo).
Quản lý, vận hành tòa nhà, nhất là ở chung cư là nghề làm dâu trăm họ, trong đó có những chuyện tưởng nhỏ, nhưng lại là nguyên nhân của những tranh chấp. Câu chuyện giao tiếp với cư dân, xử lý yêu cầu và quản lý nhân sự là những vấn đề nổi cộm. Trong đó, mô hình truyền thống có nhiều hạn chế trong việc giao tiếp với cư dân.
Hình thức giao tiếp phổ biến là bảng tin, thông báo, email… Tuy nhiên, trên thực tế, việc giao tiếp này không mang lại hiệu quả như mong muốn, không tạo được sự quan tâm, chú ý của người dân. Ngoài ra, mô hình này còn tạo áp lực về quản trị và kinh tế khi bộ máy liên tục bị phình to (theo quy mô dự án, số lượng dự án tăng thêm hàng năm).
Điều này xuất phát từ việc các đơn vị quản lý tòa nhà đó là việc ứng dụng công nghệ còn khá yếu ớt. Công nghệ hiện nay chủ yếu mang tính chất tổng hợp như kỹ thuật viên đi bảo trì, sửa chữa thiết bị hệ thống (ví dụ thang máy, máy phát điện), sau đó ghi sổ nhật ký kỹ thuật, rồi tiếp tục cập nhật thông tin trên trang web, phần mềm. Việc ứng dụng công nghệ mang tính tổng hợp nhiều hơn là triển khai hay đưa ra giải pháp.
Cuộc đua số trong quản lý, vận hành tòa nhà
Những áp lực nói trên đã thúc bách các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tòa nhà phát triển các công nghệ, các ứng dụng (app) quản lý mới để giải bài toán mà mô hình cũ đặt ra. Với lĩnh vực quản lý, vận hành tòa nhà, xu hướng hiện nay trên thế giới là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ quản lý bất động sản, bằng các phần mềm quản lý, trí tuệ nhân tạo (AI), hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), tự động hóa các chu trình quản lý.
Phần mềm quản lý tòa nhà không chỉ giúp cư dân nhận thông báo phí, đặt dịch vụ, mà còn là kênh để phản ánh chất lượng dịch vụ. Khi có vấn đề phát sinh được phản ánh, lập tức tình trạng sẽ được cập nhật để khắc phục, giải quyết. Mọi việc nhỏ nhất từ điện, nước hay hay cứu hộ, an ninh đều dựa vào đơn vị vận hành và quản lý tòa nhà. Vì vậy, trong quá trình quản lý không thể tránh khỏi những sự cố không mong muốn. Đặc biệt, một trong những tranh chấp lớn nhất thường xảy ra giữa chủ đầu tư, đơn vị quản lý với cư dân là chưa minh bạch trong thu - chi tài chính.
Khi áp dụng công nghệ vào quản lý, toàn bộ việc thu - chi đều được nhập lên hệ thống để ban quản trị và cư dân có thể kiểm tra. Khi cư dân đóng phí, phiếu sẽ được in và không thể sửa đổi. Toàn bộ dữ liệu sẽ được lập thành các báo cáo và chuyển cho các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm liên quan khiến việc quản lý tài chính được minh bạch hơn.
Với quy mô danh mục quản lý ngày càng mở rộng, giải pháp để quản lý và vận hành các dự án một cách hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực hơn. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp hoặc liên hệ qua điện thoại với ban quản lý để yêu cầu sửa chữa, đặt lịch sử dụng tiện ích trong dự án hoặc thanh toán các chi phí liên quan, cư dân có thể nhanh chóng thao tác đơn giản trên ứng dụng qua điện thoại.
Đối với ban quản lý, thay vì ghi nhận và lưu những thông tin một cách thủ công, ban quản lý có thể lưu trữ ngay trên hệ thống và điều phối nhân sự nhanh chóng hiệu quả, giảm lỗi từ con người gây ra. Thay vì truyền tải những thông báo tới cư dân qua bảng tin hay liên lạc trực tiếp, ban quản lý hay chủ đầu tư có thể gửi thông báo qua hệ thống, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Hơn thế, các hệ thống quản lý bất động sản có khả năng lưu trữ lịch sử thông tin của tất cả các dự án; qua đó tất cả thông tin trao đổi giữa các bên ban quản lý. Ban quản trị, chủ đầu tư và cư dân đều minh bạch rõ ràng, tránh những hiểu lầm tranh chấp không đáng có khi xảy ra. Tất cả báo cáo kỹ thuật và phản hồi về chất lượng dịch vụ được cư dân gửi đến hệ thống cũng sẽ được lưu giữ và là cơ sở để ban quản lý và chủ đầu tư cải thiện hoạt động quản lý và vận hành dự án theo thời gian.
Dẫu vậy, công nghệ chỉ giúp giảm tải và rút ngắn thời gian xử lý công việc quản lý vận hành chung cư, còn quan trọng hơn cả vẫn là chất lượng nhân sự. Xét trên mặt bằng chung, các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà tại Việt Nam còn thiếu chuyên nghiệp, chất lượng nhân sự còn kém, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc. Cần phải có những trường lớp chính quy đào tạo về lĩnh vưc quản lý vận hành tòa nhà một cách bài bản.
Là lĩnh vực còn mới mẻ, kinh nghiệm chưa nhiều, các doanh nghiệp quản lý, vận hành tòa nhà của Việt Nam dù đã có những bước phát triển đáng ghi nhận, nhưng với tốc độ đô thị hóa nhanh và những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng như hiện tại, đòi hỏi sự trưởng thành nhanh hơn nữa của các doanh nghiệp. Điều này không chỉ góp phần mang đến sự phát triển đều mọi mặt cho thị trường bất động sản, mà còn là yếu tố quan trọng để tạo lập nên các không gian sống văn minh trong các khu đô thị.
Hotline Báo Đầu tư Bất động sản: 0966.43.45.46 Email:dautubatdongsan.vir@gmail.com
