Luật Doanh nghiệp 2014 đã có quy định về UBKT. Cụ thể, theo quy định tại điểm b, Khoản 1, Điều 134, Luật Doanh nghiệp 2014 - Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần, trường hợp công ty cổ phần lựa chọn mô hình tổ chức quản lý “Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc/Giám đốc", tối thiểu 20% số thành viên hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có ủy ban kiểm toán trực thuộc hội đồng quản trị. Các thành viên này thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát việc quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Ngoài ra, Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị doanh nghiệp áp dụng với doanh nghiệp đại chúng cũng khuyến khích các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp niêm yết thành lập các tiểu ban để hỗ trợ hội đồng quản trị, trong đó có tiểu ban kiểm toán. Đây là khuyến nghị nên thực hiện với các doanh nghiệp niêm yết để tiệm cận với thông lệ quản trị doanh nghiệp tốt trên thế giới. Theo đó, chủ tịch UBKT nên là thành viên độc lập hội đồng quản trị và lý tưởng là ủy ban này chỉ nên bao gồm các thành viên độc lập của hội đồng quản trị.
Xuất phát từ nhu cầu và vai trò quan trọng của UBKT trong doanh nghiệp, chúng tôi đưa ra một số khuyến nghị và giải pháp nâng cao năng suất và hiệu quả của ủy ban này, dựa trên các thông lệ tiên tiến và đã được kiểm nghiệm tại nhiều quốc gia trên thế giới.
Chức năng và nhiệm vụ của UBKT
UBKT là một ủy ban trực thuộc hội đồng quản trị, hỗ trợ hội đồng quản trị thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, bao gồm giám sát các hoạt động liên quan đến báo cáo tài chính, đảm bảo rằng công ty có các chính sách phòng ngừa và phát hiện gian lận, kiểm soát hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ, giám sát quá trình đánh giá và xử lý rủi ro, giám sát sự tuân thủ luật định và chuẩn mực…
Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các bên liên quan và thành viên của UBKT cần hiểu rõ vai trò, quyền hạn, trách nhiệm và cơ chế hoạt động của UBKT để có cơ chế phân quyền và tương tác phù hợp, giúp bộ phận này hoạt động hiệu quả, mang lại các giá trị tăng thêm cho tổ chức.
Điều lệ UBKT
Công ty cần ban hành Điều lệ UBKT, trong đó quy định rõ mục tiêu, tiêu chuẩn, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm cũng như cơ chế hoạt động của UBKT. Dựa trên điều lệ, UBKT sẽ phát triển và thực hiện kế hoạch hoạt động hàng năm cũng như xử lý các nhiệm vụ quan trọng và các sự kiện bất thường.
Hàng năm, Điều lệ UBKT cần được rà soát và cập nhật để đáp ứng với những thay đổi của pháp luật và từ thị trường. Khi cập nhật Điều lệ, UBKT có thể tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo, thông lệ thế giới, các chuyên gia, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập cũng như các luật sư của công ty.
Cơ cấu thành phần của UBKT
Mô hình UBKT không còn xa lạ tại các quốc gia phát triển trên thế giới. Tuy nhiên, tại Việt Nam, đây là một khái niệm mới được pháp luật chính thức cho phép các tổ chức lựa chọn thay thế mô hình ban kiểm soát đã triển khai trong nhiều năm qua.
Theo khuyến nghị của Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ (IIA), UBKT bao gồm các thành viên độc lập với tổ chức. Tập thể các thành viên này cần có đầy đủ các kiến thức về kiểm toán, tài chính, kiến thức đặc thù của ngành, công nghệ thông tin, luật, quản trị công ty, rủi ro và kiểm soát.
Sự độc lập của UBKT cần phải được duy trì liên tục, đánh giá lại hàng năm và thường xuyên hơn nếu cần. Các công ty cần ban hành các chính sách để nhận diện kịp thời sự thay đổi trong các mối quan hệ, các tình huống có thể ảnh hưởng đến tính độc lập của UBKT.
Sự độc lập của UBKT cần phải được duy trì liên tục, đánh giá lại hàng năm và thường xuyên hơn nếu cần. Các công ty cần ban hành các chính sách để nhận diện kịp thời sự thay đổi trong các mối quan hệ, các tình huống có thể ảnh hưởng đến tính độc lập của UBKT.
Việc cập nhật kiến thức và trau dồi kinh nghiệm cho thành viên UBKT sẽ mang lại lợi ích lâu dài và bền vững cho doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp có thể thực hiện đào tạo các thành viên của UBKT trên cơ sở liên tục và kịp thời, và nên bao gồm kiến thức về báo cáo tài chính, chuẩn mực kế toán áp dụng và thực hành khuyến nghị; khung pháp lý và quy định cho việc kinh doanh của công ty; vai trò của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, quản lý rủi ro…
Thêm vào đó, công ty cần tổ chức chương trình đào tạo khi có các thành viên mới gia nhập vào UBKT. Chương trình đó nên bao gồm vai trò của UBKT, các điều khoản tham chiếu và cam kết về thời gian dự kiến của các thành viên; và đưa ra tổng quan về mô hình và chiến lược kinh doanh của công ty, xác định các rủi ro về tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch hoạt động
Lập kế hoạch hoạt động cũng là một giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như phản ánh các nhiệm vụ của UBKT với độ chặt chẽ, kịp thời và chính xác cao. UBKT nên chuẩn bị các kế hoạch ngắn hạn và dài dạn, trong đó cần nêu rõ lịch hoạt động của mình, đã cân nhắc đến các vấn đề ưu tiên của lãnh đạo công ty, nêu rõ tần suất thực hiện, chương trình kế hoạch hành động.
Tự đánh giá
Tự đánh giá hiệu quả hoạt động theo định kỳ và từ đó rút kinh nghiệm, cải thiện và nâng cao được coi là một quy trình phổ biến và hiệu quả trên thế giới. Theo đó, UBKT có thể cân nhắc các đề xuất sau đây để hỗ trợ cho quy trình tự đánh giá:
+ Chỉ định một điều phối viên để giám sát các mốc thời gian trong quá trình đánh giá
+ Các cá nhân tương tác/làm việc với các thành viên UBKT hoàn thành bản đánh giá
+ Các thành viên UBKT hoàn thành đánh giá bằng cách chọn xếp hạng phản ánh hiệu quả của UBKT
+ Hợp nhất các kết quả thành một báo cáo để UBKT soát xét và trao đổi.
Trong một môi trường kinh doanh không ngừng phát triển, thay đổi và phức tạp như hiện nay, các nhà đầu tư luôn đặt niềm tin và kỳ vọng cao nhất vào UBKT. Để đáp ứng kỳ vọng từ nhà đầu tư và các bên quan tâm, UBKT cần hiểu rõ trách nhiệm của mình và luôn tìm các giải pháp để nâng cao tính độc lập, kỹ năng, kinh nghiệm của các thành viên.
Thêm vào đó, UBKT cần có sự tương tác thường xuyên cũng như sự minh bạch trong hoạt động góp phần giúp các nhà đầu tư hiểu rõ hơn về quy trình làm việc và hiệu quả hoạt động của mình. Mặc dù không thể và cũng không nhất thiết phải tiết lộ mọi hoạt động và nhiệm vụ, việc công khai thành phần và hoạt động của ủy ban có thể giúp tăng niềm tin của nhà đầu tư vào UBKT và tổ chức.
