Lấy ý kiến bằng văn bản, tỷ lệ nào để nghị quyết được thông qua?
Tại buổi tập huấn, nhiều người đặt câu hỏi: Tỷ lệ thông qua nghị quyết với hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được tính trên tổng số phiếu biểu quyết gửi về hay trên tổng sổ phiếu phát ra? Ông Phan Đức Hiếu, Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương cho biết, doanh nghiệp nên hạn chế hình thức lấy ý kiến bằng văn bản và nên ghi rõ trường hợp nào thì doanh nghiệp sẽ lấy ý kiến bằng văn bản trong Điều lệ, trong đó phải cân bằng lợi ích của công ty (chẳng hạn tiết kiệm chi phí tổ chức) và quyền của cổ đông không bị hạn chế.
Theo ông Hiếu, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, họp đại hội đồng cổ đông lần đầu được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phiếu biểu quyết. Điều kiện để thông qua nghị quyết đại hội là 51% và một số nội dung phải là 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận.
Nhưng riêng với trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, quy định “rất cứng” là để nghị quyết được thông qua, cần có ít nhất 51% tổng số phiếu có quyền biểu quyết chấp thuận, kể cả phiếu gửi về hay không gửi về. Doanh nghiệp khi thực hiện biên bản kiểm phiếu cần ghi rõ số lượng cổ phiếu trả về, số lượng không gửi về, trong số gửi về thì tổng số phiếu đồng ý, không đồng ý và không có ý kiến bao nhiêu. Sau đó, tính số phiếu đồng ý trên tổng số cổ phiếu đang lưu hành.
Một số doanh nghiệp tham dự Hội nghị cũng đặt câu hỏi: Nội dung sửa đổi điều lệ hoặc phát hành tăng vốn cần tỷ lệ 65% số tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp thông qua, vậy nếu lấy ý kiến bằng văn bản thì tỷ lệ này bao nhiêu? Điều lệ công ty quy định 51% có được hay không?
Đại diện ban chủ tọa cho biết, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định của Luật Doanh nghiệp, trong đó có quy định trường hợp cụ thể nào thì bắt buộc phải tổ chức đại hội đồng cổ đông để thông qua. Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ khác, nhưng không thấp hơn tỷ lệ 51%.
Một vấn đề khác cũng được đặt ra: Doanh nghiệp đã chốt danh sách cổ đông nhưng trong luật chưa quy định về khoảng thời gian bao lâu sau thì phải thực hiện việc xin ý kiến bằng văn bản? Theo ban chủ tọa, sở giao dịch chứng khoán sẽ dựa trên nội dung nghị quyết hội đồng quản trị, trong đó có nêu rõ thời gian lấy ý kiến và dự kiến thời gian có nghị quyết. Đây là vấn đề các cơ quan chức năng đã ghi nhận và bổ sung trong các quy định sắp tới.
Các quy định mới về quản trị công ty
Mùa đại hội cổ đông năm nay, các doanh nghiệp niêm yết sẽ thực hiện quy định mới liên quan đến quản trị công ty, cụ thể là quy chế quản trị công ty, đồng thời, nhiều doanh nghiệp cũng phải thông qua điều lệ công ty theo hướng dẫn mới tại Thông tư 95/2017/TT-BTC.
Điều lệ mẫu trong Thông tư 95/2017/TT-BTC không còn quy định về thành viên hội đồng quản trị thay thế, do vậy, nhiều doanh nghiệp thắc mắc trong lần đại hội cổ đông sắp tới, doanh nghiệp có quyền được giữ nội dung về thành viên hội đồng quản trị thay thế trong điều lệ công ty hay không? Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chưa thay đổi điều lệ thì có được tiếp tục áp dụng quy định về thành viên hội đồng quản trị thay thế hay không?
Ban chủ tọa cho biết, theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp, hội đồng quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo lợi ích cổ đông. Trường hợp chưa sửa điều lệ thì tại kỳ họp đại hội đồng cổ đông gần nhất, doanh nghiệp nên xem xét sửa đổi, không nên tiếp tục kéo dài quy định này trong điều lệ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tránh được các xung đột có thể xảy ra về quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm hội đồng quản trị tạm thời.
Năm nay, lần đầu tiên các vấn đề về quản trị công ty được đưa vào mục xử phạt. Trên thực tiễn, đã có vài trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt do vi phạm quy định về quản trị công ty. Bà Phạm Thanh Hương, Phó Vụ trưởng Vụ Thanh tra, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cho biết, dù quy định về quản trị công ty không quá phức tạp, nhưng doanh nghiệp lại dễ vi phạm vì nhiều thủ tục, chi tiết.
Ảnh Internet
Các vi phạm tập trung nhất ở trình tự tổ chức họp đại hội cổ đông, có doanh nghiệp gửi thư mời không đúng hạn, không gửi thư mời bằng phương thức bảo đảm nên đã xảy ra khiếu kiện, khiếu nại và mất thời gian hơn nửa năm để xử lý. Trong năm 2017, hội đồng quản trị một doanh nghiệp đã thay đổi chương trình họp đại hội đồng cổ đông trước khi diễn ra đại hội đã bị xử lý (chỉ có đại hội đồng cổ đông mới có quyền thay đổi chương trình họp).
Nghị định 71/2017/NĐ-CP cũng có quy định các giao dịch cho vay phải thông qua đại hội đồng cổ đông, trong đó, trường hợp công ty con là tổ chức liên quan đến cổ đông nội bộ thì cần được đại hội đồng cổ đông thông qua việc cho vay. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã và đang vướng phải vấn đề này.
Doanh nghiệp được lựa chọn mô hình không có ban kiểm soát
Theo quy định, hội đồng quản trị doanh nghiệp phải có tối thiểu 1/3 số thành viên là thành viên độc lập và trưởng ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp, phải làm việc chuyên trách tại công ty. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đáp ứng tiêu chí trên và lo lắng về việc bị xử phạt. Nhưng theo chủ tọa hội nghị, trên thực tế, Nghị định 71/2017/NĐ-CP ra đời sau Thông tư 121/2012/TT-BTC khoảng 5 năm là thời gian đủ để doanh nghiệp nghiên cứu và xử lý các vấn đề nội bộ để tuân thủ tốt nhất.
Bà Trần Anh Đào, Phó tổng giám đốc HOSE cho rằng, Sở thường xuyên có văn bản nhắc nhở các doanh nghiệp nếu chưa thực hiện được thì cần có giải trình và lộ trình rõ ràng, đồng thời công bố thông tin giải trình đó cho cổ đông được biết. Doanh nghiệp nên chứng minh nỗ lực của mình trong việc tìm kiếm thành viên hội đồng quản trị độc lập hoặc trưởng ban kiểm soát đúng quy định. Qua đó, các cơ quan chức năng có cơ sở để ra quyết định.
Tuy nhiên, bà Đào nhấn mạnh, từ năm 2018, HOSE sẽ công bố các văn bản nhắc trên website của Sở, nếu doanh nghiệp bị nhắc nhở 2 - 3 lần, Sở sẽ báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước để có hướng xử lý.
Cũng theo bà Đào, Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định cho phép công ty cổ phần lựa chọn việc có ban kiểm soát hay không trong cơ cấu tổ chức, quản lý công ty của mình. Đến nay, trên HOSE mới chỉ có khoảng 7 công ty áp dụng quy định mới. Nhiều doanh nghiệp đã có văn bản gửi HOSE nhờ tư vấn nên lựa chọn mô hình nào.
Tham dự hội nghị, ông Đỗ Lê Hùng, thành viên Hội đồng quản trị độc lập, Trưởng ban Kiểm toán, CTCP Sữa Việt Nam (Vinamilk) chia sẻ, Vinamilk đang thực hiện theo thông lệ quản trị tiên tiến nhất, được Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ khuyến nghị là bộ máy kiểm toán nội bộ được lãnh đạo quản lý song hành bởi Ban điều hành – Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị là Tiểu ban Kiểm toán.
Tiểu ban Kiểm toán sẽ quản lý bộ máy kiểm toán nội bộ trên góc độ công tác chuyên môn. Chẳng hạn, việc bổ nhiệm trưởng kiểm toán nội bộ, phê duyệt ngân sách của kiểm toán nội bộ, phương pháp của kiểm toán nội bộ, kế hoạch kiểm toán nội bộ… thuộc thẩm quyền của Tiểu ban Kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, nhưng việc quản lý hành chính thì thuộc thẩm quyền của Tổng giám đốc.
Hội đồng quản trị Vinamilk hiện có 9 thành viên, trong đó có 3 thành viên độc lập, vị trí Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty đang do thành viên độc lập đảm nhiệm. Hội đồng quản trị có 4 tiểu ban trực thuộc, trong đó tiểu ban kiểm toán có 4 thành viên được xây dựng dựa trên nguyên tắc không có quá 1 thành viên trong Ban điều hành. Cả 4 thành viên đều có kinh nghiệm, chuyên môn trong lĩnh vực tài chính, kế toán.
Ông Hùng cho biết, có 5 lĩnh vực đặc biệt được Tiểu ban Kiểm toán ưu tiên: Thứ nhất, giám sát các vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính (có tuân thủ các chuẩn mực, về nội dung, về phạm vi, tính trung thực, minh bạch…).
Thứ hai, quản lý rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hữu của công ty hoạt động cụ thể như thế nào.
Thứ ba, kiểm toán độc lập được chú trọng, tiểu ban kiểm toán có quyền đề xuất danh sách các công ty kiểm toán độc lập để lựa chọn sao cho đảm bảo tính độc lập và đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu của công ty.
Thứ tư, kiểm toán nội bộ cần đảm bảo tính độc lập, không bị ảnh hưởng bởi cơ chế về lương thưởng, đảm bảo đủ nguồn lực để hoạt động.
Thứ năm là vấn đề tuân thủ, đạo đức nghề nghiệp, phòng chống gian lận.
Là đơn vị đầu tiên áp dụng mô hình mới này, theo ông Hùng, Vinamilk cũng phải vừa học vừa làm, nhất là giám sát làm sao để hiệu quả, nhưng tránh đi vào tiểu tiết không cần thiết.
