Không thể giản tiện thủ tục
Sở Giao dịch chứng khoán TP.HCM và Hà Nội nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến cơ sở pháp lý của việc tổ chức đại hội cổ đông, liên quan đến các vấn đề như quy định bắt buộc gửi thư mời tới cổ đông tham gia họp theo hình thức thư đảm bảo. Doanh nghiệp băn khoăn, liệu họ có thể thay việc gửi thư mời họp tới cổ đông theo hình thức thư chuyển phát nhanh với việc gửi qua email hay không, thư mời có bắt buộc dưới hình thức thư đảm bảo hay không? Nếu bên chuyển phát nhanh trả lại thư mời, doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào?
Thực tế, mỗi kỳ đại hội cổ đông, trên website của các doanh nghiệp lớn như FPT, Vinaconex… công bố có hàng nghìn, chục nghìn thư mời bị trả lại.
Bà Hồ Phương Tú, Giám đốc Phòng Quản lý doanh nghiệp niêm yết, Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) cho biết, Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rõ ràng: thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Vậy nên, khi đặt câu hỏi liệu có cần phải gửi thư mời tới cổ đông hay không, câu trả lời là có. Doanh nghiệp có nhiều tùy chọn trong việc gửi thư mời, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, thay vì phương thức đảm bảo như trước. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng email, tuy nhiên, nên kết hợp với việc gửi thư chuyển phát nhanh tới địa chỉ liên lạc của các cổ đông để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
Trong quá khứ, từng xảy ra một số vụ kiện tụng của cổ đông/nhóm cổ đông liên quan tới việc không nhận được thư mời tham dự đại hội. Phía cổ đông thường tuyên bố rằng họ đã cập nhật đầy đủ thông tin liên lạc, nhưng các công ty giữ lưu ký chứng khoán lại báo cáo rằng thông tin không được cập nhật kịp thời.
Để giải quyết vấn đề này, theo bà Tú, các cổ đông cần nghiêm túc thực hiện trách nhiệm cá nhân trong việc cập nhật thông tin liên lạc với các công ty chứng khoán mà họ đã đăng ký mở tài khoản. Thông tin cập nhật từ cổ đông sẽ được chuyển đến Tổng công ty Lưu ký và Bù trừ chứng khoán Việt Nam (VSDC). Danh sách cũng như địa chỉ của cổ đông được lưu giữ tại VSDC sẽ là nguồn thông tin cơ bản để các doanh nghiệp gửi thư mời đại hội cổ đông.
Dưới góc nhìn của bà Trần Thị Thùy Linh, Trưởng phòng Thẩm định niêm yết, Sở Giao dịch chứng khoán TP.HCM (HOSE), vấn đề này tưởng cũ nhưng vẫn thường được doanh nghiệp đặt ra khi các quy định liên quan đem đến những thách thức cho họ. Đặc biệt, số lượng cổ đông của các doanh nghiệp ngày càng tăng lên, đôi khi lên đến hàng chục hoặc hàng trăm nghìn người, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn đặc biệt.
Trong thời đại công nghệ số phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp có thể đề xuất việc sử dụng email hoặc số điện thoại di động để liên lạc với cổ đông, tuy nhiên, việc gửi thư mời họp vẫn là bắt buộc. Đối với việc gửi tài liệu họp, việc này có thể được thực hiện trên trang web của công ty và link đến tài liệu có thể được đính kèm trong thư mời, tạo điều kiện thuận lợi tiếp cận thông tin của cổ đông và giảm áp lực cho các doanh nghiệp.
 |
Chuẩn bị cho những quy định mới
Theo bà Tạ Thanh Bình, Vụ trưởng Vụ Phát triển thị trường, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Bộ Tài chính và Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước đang triển khai sửa đổi Nghị định 155/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn, trong đó có những yêu cầu mới mà doanh nghiệp cần có lộ trình chuẩn bị để thích ứng. Chẳng hạn, theo dự thảo, từ ngày 1/1/2025, các doanh nghiệp quy mô lớn sẽ bắt buộc thực hiện công bố thông tin định kỳ và bất thường bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
Đối với cổ đông nội bộ và cổ đông lớn, cơ quan quản lý sẽ đưa ra các quy định cụ thể trong dự thảo sửa đổi Thông tư 96/2020/TT-BTC về hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Tuy vậy, theo cơ quan quản lý, việc công bố thông tin trước hoặc sau giao dịch của cổ đông lớn/cổ đông nội bộ bằng tiếng Anh sẽ không tạo ra khó khăn đáng kể, chi phí hay bất kỳ vấn đề nào khác cho doanh nghiệp. Bởi lẽ, mẫu biểu công bố thông tin chứa ít thông tin, bao gồm số lượng, thời gian giao dịch và một vài chi tiết khác.
Các doanh nghiệp cần chú ý đến thủ tục thông báo tỷ lệ sở hữu tối đa của nhà đầu tư nước ngoài, quy định liên quan đã được đề cập trong Nghị định 155/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết một số điều của Luật Chứng khoán 2019), bao gồm các hướng dẫn về hồ sơ, trình tự và thủ tục liên quan đến việc thông báo về tỷ lệ sở hữu nước ngoài tối đa. Đây là một nghĩa vụ của các công ty niêm yết và doanh nghiệp cần rà soát các ngành nghề theo quy định pháp luật hiện hành, sau đó nộp tài liệu “Thông báo về tỷ lệ sở hữu nước ngoài tối đa” cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, dựa trên kết quả tự rà soát của mình.
“Chúng tôi cũng đề xuất rằng các công ty niêm yết chưa đạt được quy mô lớn cũng xem xét áp dụng quy định công bố thông tin định kỳ và bất thường bằng tiếng Anh từ đầu năm 2025. Về cơ bản, các công ty đại chúng sẽ phải đối mặt với những yêu cầu chặt chẽ hơn so với các công ty khác”, bà Bình chia sẻ.
Trước lo lắng của nhiều doanh nghiệp xung quanh quy định công bố thông tin bằng tiếng Anh, bà Hồ Phương Tú cho rằng, khi các công ty đại chúng phải thực hiện công bố thông tin định kỳ bằng tiếng Anh, đương nhiên báo cáo tài chính và báo cáo thường niên (hai tài liệu thuộc công bố thông tin định kỳ) cũng phải được công bố bằng tiếng Anh. HNX đã nhận thức được quan ngại của doanh nghiệp liên quan đến độ phức tạp khi dịch các báo cáo tài chính sang tiếng Anh, nên các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ đã có biểu mẫu sẵn sàng. Thách thức chính các doanh nghiệp phải đối mặt là thuyết minh báo cáo tài chính.
“Vấn đề về công bố thông tin bằng tiếng Anh đã được đặt ra từ nhiều năm trước. Mặc dù có thể gặp khó khăn ban đầu, nhưng hiện tại có nhiều công cụ và hệ thống phần mềm hỗ trợ chuyển đổi từ tiếng Việt sang tiếng Anh”, bà Tú khuyến nghị.
Hiện việc công bố thông tin của các doanh nghiệp cũng đang được ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu thủ tục và cải thiện hiệu quả. Nếu như trước đây, doanh nghiệp phải công bố thông tin với nhiều đầu mối, hình thức công bố, hình thức báo cáo cũng đa dạng thì nay, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã yêu cầu giảm số lần và loại báo cáo xuống còn một lần và một loại báo cáo sẽ được chuyển đến tất cả các đơn vị tiếp nhận.
Sau quá trình triển khai quyết liệt, bao gồm các khía cạnh công nghệ, kết nối và đồng nhất định dạng văn bản giữa các đầu mối nhận thông tin, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã thông báo kế hoạch thí điểm sử dụng hệ thống công bố thông tin một đầu mối duy nhất (https://ids.ssc.gov.vn/), chính thức được triển khai từ ngày 8/3/2024. Thời gian thí điểm là 2 tháng. Những khó khăn trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể được báo cáo và giải quyết thông qua sự hỗ trợ của sở giao dịch chứng khoán.
