Lưu ký chậm, lỗi tại ai?

Chị Thu, một NĐT tại Hà Nội cho biết, đã thực hiện lưu ký 30.000 cổ phiếu VCR của CTCP Đầu tư và Phát triển Du lịch Vinaconex (mã VCR) từ ngày 4/5, trước khi cổ phiếu này chào sàn 3 ngày làm việc (VCR chào sàn ngày 10/5). Tuy nhiên, đến tận ngày 18/5, cổ phiếu VCR mới về đến tài khoản, tức là mất 10 ngày làm việc. Trong khoảng thời gian chờ cổ phiếu lưu ký về tài khoản để có thể giao dịch, giá VCR đã giảm từ mức bình quân ngày giao dịch đầu tiên là 38.000 đồng/CP (mức cao nhất là 40.000 đồng/CP) về 30.900 đồng/CP. Việc chậm trễ lưu ký này đã khiến chị bị “mất trên giấy” (do chưa hiện thực) số tiền lên tới 210 triệu đồng.

Một trường hợp khác, NĐT lưu ký cổ phiếu TNT của CTCP Tài Nguyên, từ ngày 20/5, nhưng đến hết ngày 27/5, tức mất 5 ngày làm việc, số cổ phiếu này vẫn chưa về tài khoản. Đây chỉ là 2 trong số nhiều trường hợp NĐT bị kéo dài thời gian lưu ký so với trước kia. Việc kéo dài thời gian lưu ký cổ phiếu niêm yết lần đầu trong một số trường hợp khiến không ít NĐT mất cơ hội, do không ít cổ phiếu mới lên sàn đã bị giảm giá mạnh do gặp diễn biến thị trường không thuận lợi như thời gian vừa qua.

Chuyển thắc mắc này đến bộ phận lưu ký của các CTCK, người viết nhận được câu trả lời: đó là do nguyên nhân khách quan xuất phát từ VSD. Cụ thể, theo một số CTCK mà ĐTCK tìm hiểu, việc kéo dài thời gian lưu ký là do VSD mới thay đổi hệ thống và quy trình lưu ký mới, cộng với việc thiếu hụt nhân sự nên dẫn đến kéo dài thời gian.

Chị Ngọc, kế toán lưu ký của một CTCK tại Hà Nội cho biết, trước kia, thời gian lưu ký mất 1 - 2 ngày, nhưng nay kéo dài khoảng 4 ngày, thậm chí là hơn, vì… VSD thiếu nhân sự và công nghệ, quy trình mới. Đó là chưa kể trường hợp thông tin khách hàng bị sai sót. Ví dụ, nếu thông tin về số CMND, ngày cấp không trùng khớp giữa CTCK, VSD và sổ cổ đông thì hồ sơ sẽ bị trả lại và thời gian 4 ngày là tính kể từ khi bộ hồ sơ lưu ký chuyển về Trung tâm không có sai sót. Hỏi về trường hợp tại sao có bộ hồ sơ không sai sót nhưng vẫn bị kéo dài quá 4 ngày, chị Ngọc cho rằng, có lẽ tại nhân viên VSD… bận quá.

Về vấn đề này, một đại diện VSD cho biết, không có chuyện Trung tâm thiếu nhân sự hoặc phải kéo dài thời gian lưu ký vì thay đổi hệ thống. Cụ thể, bắt đầu từ ngày 26/4, VSD chạy hệ thống nghiệp vụ mới, theo đó, một trong những chức năng mới của hệ thống là quản lý thông tin sở hữu chứng khoán chi tiết của người đầu tư. Hệ thống mới đòi hỏi trước khi thực hiện các giao dịch như lưu ký chứng khoán, thanh toán bù trừ hay thực hiện quyền của người sở hữu, thông tin về người đầu tư và thông tin sở hữu chứng khoán của người đầu tư phải có đầy đủ trên hệ thống (thông tin về số CMND, ngày cấp, nơi mở tài khoản…). Vì vậy, hồ sơ lưu ký theo quy trình của hệ thống mới sẽ chỉ có thể được đăng nhập để xử lý khi toàn bộ thông tin nhận diện của NĐT là họ và tên, số CMND và ngày cấp phải khớp tại 3 đầu: CTCK, VSD và nơi phát hành sổ cổ đông. Mọi thay đổi thông tin của NĐT đều phải được điều chỉnh trước khi hồ sơ lưu ký gửi VSD. Ngoài ra, theo quy định tại Quy chế lưu ký chứng khoán do VSD ban hành trong tháng 4/2010, một bộ hồ sơ lưu ký đầy đủ hợp lệ phải bao gồm cả chứng từ gốc và file dữ liệu chuyển vào hệ thống của VSD qua cổng giao tiếp điện tử.

Chính sự thay đổi này đã gây một số xáo trộn nhỏ, khiến 3 tuần đầu tiên kể từ khi áp dụng hệ thống mới phát sinh một số vướng mắc trong quy trình nhận lưu ký. Do thông tin nhận diện NĐT do CTCK và tổ chức phát hành quản lý trước đây thiếu và không đồng nhất, đồng thời, có nhiều CTCK đã nhập sai thông tin ngày cấp, số CMND của khách hàng trong quá trình chuyển dữ liệu thông tin người đầu tư vào hệ thống của VSD. Việc này dẫn đến phải thực hiện điều chỉnh thông tin người sở hữu để đảm bảo chính xác trước khi thực hiện lưu ký. Đây là nguyên nhân chính của việc lưu ký bị kéo dài.

Theo tìm hiểu của người viết thì một nguyên nhân nữa cũng khiến việc lưu ký cổ phiếu có thể kéo dài, nhưng xuất phát từ chính nhân viên của CTCK. Theo vị đại diện VSD thì trong thời gian đầu chạy hệ thống, một số nhân viên CTCK chưa quen với quy trình xử lý nghiệp vụ trên hệ thống mới, đã nộp hồ sơ gốc nhưng lại không nhập file dữ liệu vào hệ thống của VSD, hoặc có nhập nhưng bị sai, ví dụ như hồ sơ lưu ký nộp tại Hà Nội, nhưng CTCK lại ghi vào hệ thống là nộp tại TP. HCM hoặc ngược lại. “Những hồ sơ này chỉ được xử lý khi có đầy đủ bộ chứng từ và file dữ liệu đã chuyển vào hệ thống của VSD, tuy nhiên nhiều nhân viên CTCK và NĐT lại hiểu nhầm là hồ sơ đã được nộp đầy đủ tại VSD do chỉ căn cứ vào bộ chứng từ nộp lên trước đó”.

Theo đại diện của VSD, trên cơ sở phản ánh của các thành viên lưu ký, VSD đã kịp thời đưa ra các giải pháp kỹ thuật nhằm hỗ trợ các CTCK trong việc điều chỉnh sai sót trong hồ sơ lưu ký trước khi chuyển tới VSD, cũng như cải tiến quy trình phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ của VSD để giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ điều chỉnh thông tin. Đến nay, về cơ bản, các tồn tại chính trong thời gian qua đã được xử lý. Đại diện VSD khẳng định: “Không có chuyện thiếu nhân sự tại VSD. Khi cần, chúng tôi sẽ có sự điều chuyển nội bộ giữa các bộ phận, chứ không để việc này gây ảnh hưởng đến quyền lợi của NĐT”.

Quay trở lại trường hợp lưu ký cổ phiếu TNT nói trên, đại diện VSD sau khi kiểm tra cho biết, dù NĐT gửi lưu ký từ ngày 20/5, nhưng đến tận ngày 24/5, Chi nhánh VSD tại TP. HCM mới nhận được hồ sơ. Tuy nhiên, việc lưu ký vẫn chậm, dù thông tin khách hàng không sai sót, vì dữ liệu CTCK nhập qua cổng giao tiếp điện tử bị sai và mới sửa ngày 26/5. Trung tâm đã nhập dữ liệu ngay cho hồ sơ lưu ký này nên đến ngày 26/5, việc lưu ký coi như đã hoàn thành, còn việc tại sao đến ngày 27/5, cổ phiếu TNT vẫn chưa về tài khoản, thì có thể do chính phía CTCK!