Zoe Amar, Giám đốc Marketing và phát triển kinh doanh tại Lasa
- Đừng quá ôm đồm: Hãy chọn lọc những gì cần thiết để đưa vào BCTN. Nếu bạn đưa mọi thứ vào BCTN của công ty, nó sẽ trở thành một món ăn quá khó nuốt. Hãy nghĩ về những thứ bạn muốn tập trung giới thiệu, lựa chọn một cách kỹ lưỡng và tô đậm nó bằng cách thiết kế, tạo biểu bảng hoặc trích dẫn. Tuy nhiên, đừng quên rằng có những tiêu chí về các thông tin nhất định phải đưa vào BCTN.
- Hãy đưa ra lời kêu gọi mạnh mẽ: Bạn cần một lời kêu gọi mạnh mẽ và có sức thuyết phục ở BCTN. Hãy làm cho lời kêu gọi này trở nên thật rõ ràng, bạn đang muốn độc giả của mình làm gì khi đọc BCTN này: ủng hộ, tiêu dùng dịch vụ… Làm rõ nó ra.
- Đừng quên phiên bản cho điện thoại di động: Hiện nay, bạn nên quan tâm tới việc rất nhiều cổ đông của mình sẽ đọc BCTN trên smartphones. Bởi vậy, việc làm nổi bật các tiêu đề, giữ nội dung ngắn gọn, thiết kế phù hợp với việc hiển thị trên điện thoại càng trở nên quan trọng hơn.
Matt Collins, Giám đốc Marketing của Beatbullying
- Trình bày rõ ràng: Cách tốt nhất để đưa thông tin tới người đọc là các chi tiết được thể hiện ở font chữ lớn, in đậm các tiêu đề, nhấn mạnh đoạn tóm tắt trong các trang. Ngay trong việc tóm tắt, hãy sử dụng câu chữ đơn giản, dễ hiểu.
- Tận dụng chi phí rẻ của BCTN online: Có rất nhiều lợi ích trong việc tạo một báo cáo kỹ thuật số, một trong số đó là giá thành rẻ. Tạo một BCTN online đầy đủ chi tiết, sau đó chỉ in một bản ngắn hơn cho những người thực sự cần.
BCTN online sẽ tạo ra nhiều cơ hội trong việc đính kèm các biểu đồ sinh động, video và cả những hoạt họa nhằm truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và ấn tượng hơn. Chưa kể đến việc, một BCTN online có thể tiếp cận tới một khối lượng độc giả lớn hơn rất nhiều so với bản bằng giấy. Nó cho phép người đọc được tự do tiếp cận thông tin mà không cần phải xin phép trước.
Sử dụng đồ họa là cách thức tốt để thể hiện các số liệu
Ed Cox, Chủ tịch Reason Digital
- Xác định đối tượng mục tiêu: Với những bản BCTN giấy, bạn cần phải theo dõi sát sao việc phân bổ những bản in như thế nào. Đối với BCTN online, công việc này trở nên dễ dàng hơn khi bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích, theo dõi trang mạng. Qua đó, bạn biết được những mục nào của BCTN được xem nhiều nhất, câu chuyện nào phổ biến nhất và có bao nhiêu khách hàng muốn liên hệ với bạn nhờ vào kết quả từ BCTN.
- Tạo mối liên kết: Liên kết các dữ liệu từ BCTN online tới trang web hoặc những công cụ khác nếu có thể, nhờ vậy, bạn có thể tự động cập nhật các thông tin và thể hiện nó một cách chính xác, nhanh chóng mà đỡ tốn công sức.
Mariam Sheikh, chuyên viên marketing và quan hệ công chúng của The London Voluntary Service Council (LVSC)
- Rõ ràng, cởi mở và trung thực: BCTN là một không gian cho phép bạn thể hiện những thành tựu cũng như chia sẻ những thách thức. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn không thể đạt được những mục tiêu như kỳ vọng trong năm vừa qua, tốt nhất hãy thành thực về điều này. Phần lớn các cổ đông cũng như giới đầu tư đánh giá rất cao sự trung thực và thẳng thắn.
- Hiểu và nắm bắt thói quen của các cổ đông: Việc bạn tạo nên BCTN thông thường hay online sẽ phụ thuộc ngân sách của tổ chức, sự ràng buộc về thời gian và thói quen của các cổ đông. Hãy ghi nhớ rằng, không phải ai cũng có thể truy cập internet mọi lúc mọi nơi hay việc phát hành bản in cũng có những hạn chế nhất định. Lời khuyên của tôi là hãy tiến hành một khảo sát nhỏ với những cổ đông của mình và tìm hiểu xem họ muốn xem BCTN ở dạng nào. Cách tốt nhất là DN nên chuẩn bị cả hai.
Phiên bản BCTN dành cho các thiết bị thông minh là cần thiết
Ranila Ravi-Burslem, Giám đốc makerting của Charities Aid Foundation (CAF)
- BCTN sẽ biến đổi theo cách thức tổ chức: Đối tượng độc giả mục tiêu của bạn phụ thuộc vào khu vực bạn làm việc, ngân sách, quy mô tổ chức. Nếu bạn chỉ là một công ty nhỏ, có thể sẽ nên xem xét sử dụng những BCTN có thể quay vòng.
- Đạt giá trị dài lâu: Một trong những cách khiến BCTN của bạn không nhanh chóng trở nên lạc hậu đó là thay vì chỉ tập trung vào số liệu, hãy tập trung vào những kết quả. Nếu chỉ mải mê phô diễn các số liệu, BCTN của bạn sẽ vô giá trị sau khoảng 6 tháng. Nếu bạn có thể tách bạch BCTN với báo cáo phát triển, nó là một cách đơn giản hơn để làm giảm bớt áp lực về thời gian. Nói chung, các tài liệu này cần phải duy trì được giá trị trong một khoảng thời gian tối đa và cung cấp thông tin bao quát cho một thời gian tới.
Amy Lee, đồng sáng lập kiêm chuyên viên PR tại The Wallich
- Sử dụng biểu đồ để thể hiện thông tin tài chính: Giữ mọi thứ đơn giản, tại sao không trình bày bảng biểu với 2 cột rõ ràng, một cột cho biết bạn lấy được số tiền đó từ đâu trong quá khứ và cột còn lại nói cho mọi người biết bạn sử dụng nó như thế nào. Bạn luôn có thể thêm các chi tiết về kỷ lục doanh thu hay những con số chi tiết khác trên website nếu là BCTN online hoặc ghi rõ nơi lưu giữ các thông tin đó trên bản in cho những độc giả muốn tìm hiều kỹ hơn nữa,
- Để công việc thiết kế cho những người chuyên nghiệp: Nếu như công ty của bạn không có một chuyên viên thiết kế đồ họa hay kỹ thuật vi tính, tốt nhất bạn hãy tìm một công ty hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ để thực hiện công việc này, thay vì tự mình mày mò thực hiện.
- Để tâm tới câu hỏi “vậy thì sao”: Đây là một trong những yếu tố quan trọng cần được để tâm tới khi viết BCTN. Đừng chỉ đưa ra các số liệu/sự kiện, hãy giải thích tác động, ảnh hưởng của nó, nêu rõ cách thức giải quyết cũng như những nhận định của công ty về vấn đề này.
Isabel Evans, Giám đốc marketing cấp cao của Media Trust
- Để các cổ đông nắm quyền kiểm soát: Một vài năm trước đây, chúng tôi quyết định rằng mọi người đều có tiếng nói và có cơ hội để thể hiện suy nghĩ trong BCTN của công ty, bởi vậy chúng tôi đề nghị các cổ đông viết nhận xét của mình và thể hiện trong BCTN. Tất nhiên là sẽ có nhiều lo lắng khi mất đi quyền kiểm soát hoàn toàn mọi thông tin trong BCTN, tuy nhiên, chúng tôi cho rằng, cần từ bỏ việc để bản thân tự ca ngợi những thành tựu của mình và để các cổ đông kể câu chuyện của họ. Và kết quả trên cả mong đợi, BCTN của chúng tôi trở nên mạnh mẽ hơn, mang dấu ấn cá nhân và truyền cảm hứng hơn rất nhiều so với cách thức làm cũ.
- Không gì có thể thay thế được một bản in BCTN: Không thể phủ nhận những thế mạnh của BCTN online như chi phí rẻ hơn, dễ dàng khai thác không gian để thể hiện số liệu và trình bày những câu chuyện một cách ấn tượng, tuy nhiên, chúng tôi luôn đề cao một bản in hơn. Giám đốc, các quản lý cấp cao và mọi nhân viên đều nhận xét rằng, họ đề cao một bản BCTN hữu hình, có thể mang theo tới các cuộc họp, trao tay cho các đối tác, khách hàng hơn bất kỳ tiện ích nào của BCTN online.
Caroline Cooke, Giám đốc chiến lược của Charity Commission
- Chắc chắn rằng các thông tin cơ bản được kiểm tra kỹ càng theo các tiêu chuẩn của BCTN: Việc công bố thông tin trên BCTN phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về mức độ minh bạch, cụ thể được đặt ra. Tốt nhất, hãy để bản BCTN ở mức độ đơn giản nhất có thể.
- Làm từ sớm: Cách tốt nhất để giảm thiểu thời gian bỏ ra để thực hiện BCTN là hãy lập một hồ sơ BCTN cũng như các số liệu từ sớm nhất có thể.
- Tính nhất quán: Một BCTN toàn diện và hấp dẫn phải cung cấp được những thông tin cần thiết, đồng thời đưa ra một thông điệp rõ ràng. Điều này giúp các nhà đầu tư và cổ đông dễ dàng đón nhận thông điệp cũng như kiểm tra lại các thông tin.
