Người đại diện hoặc người được ủy quyền
Đối với tổ chức (công ty, các cơ quan, pháp nhân khác), người xác lập, thực hiện giao dịch phải là người đại diện theo pháp luật của pháp nhân, tổ chức đó, hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trong trường hợp tổ chức là công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần xác định rõ thẩm quyền của từng người đại diện trong từng lĩnh vực, công việc cụ thể để tránh nhầm lẫn.
Thông thường, thẩm quyền này có thể tìm thấy ở điều lệ, ở các văn bản phân công phân cấp quản lý, điều hành, hoặc ở những văn bản cá biệt do cấp có thẩm quyền của từng tổ chức ban hành. Do đó, điều cần thiết là phải thu thập được đủ các văn bản nội bộ của tổ chức đến khi thể hiện rõ thẩm quyền ký kết hợp đồng để tránh rủi ro vi phạm thẩm quyền ký hợp đồng.
Lưu ý, mặc dù các tổ chức đều chỉ có thể thực hiện/thể hiện hoạt động của mình thông qua người đại diện, song có nhiều trường hợp mà điều lệ của tổ chức, Luật Doanh nghiệp, luật chuyên ngành quy định, người đại diện chỉ được phép giao kết hợp đồng sau khi được cấp có thẩm quyền của tổ chức đó phê duyệt (phê duyệt của ĐHCĐ, HĐTV, HĐQT…).
Thẩm quyền phê duyệt hợp đồng, giao dịch đối với công ty cổ phần
Theo quy định tại Điều 162, Luật Doanh nghiệp 2014, hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau phải được ĐHCĐ, hoặc HĐQT chấp thuận: cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ; thành viên HĐQT, giám đốc, hoặc tổng giám đốc và người có liên quan của họ; DN quy định tại Khoản 2, Điều 159, Luật Doanh nghiệp, cụ thể là DN mà thành viên HĐQT, kiểm soát viên, giám đốc, tổng giám đốc và người quản lý khác hiện có của công ty có sở hữu phần vốn góp/cổ phần, hoặc những người có liên quan của họ cùng sở hữu, hay sở hữu riêng phần vốn góp/cổ phần trên 10% vốn điều lệ của DN đó.
Trong trường hợp này, thẩm quyền chấp thuận được xác định như sau: HĐQT chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản DN ghi trong báo cáo tài chính, gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ công ty. Theo đó, người đại diện công ty ký hợp đồng phải thông báo các thành viên HĐQT, kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời kèm theo dự thảo hợp đồng, hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. HĐQT quyết định việc chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết.
ĐHCĐ chấp thuận các hợp đồng và giao dịch khác ngoài các giao dịch quy định tại Khoản 2, Điều159, Luật Doanh nghiệp. Trường hợp này, người đại diện công ty ký hợp đồng phải thông báo HĐQT và kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời kèm theo dự thảo hợp đồng, hoặc thông báo nội dung chủ yếu của giao dịch.
HĐQT trình dự thảo hợp đồng, hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của giao dịch tại cuộc họp ĐHCĐ, hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Trường hợp này, cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết; hợp đồng/giao dịch được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu quyết còn lại tán thành, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.
Một số trường hợp khác, ĐHCĐ có quyền quyết định đầu tư, bán số tài sản có giá trị bằng, hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ/giá trị khác; quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
HĐQT có thẩm quyền quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty; quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại Khoản 1, Điều 130, Luật Doanh nghiệp; quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong BCTC gần nhất của công ty, nếu điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ/giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 135; Khoản 1 và 3, Điều 162, Luật Doanh nghiệp.
