Ngoài sảnh và ballroom sang trọng, Sheraton Đà Nẵng còn phải lập thêm dãy phòng tác chiến dành cho các nghệ sỹ và người phục vụ sát phía sau với sức chứa khoảng 500 người.
Chủ tịch nước Trần Đại Quang phát biểu chào mừng quan khách trước khi bắt đầu quốc yến. 
Theo tiết lộ của ông Frank Bochmann, Tổng giám đốc Sheraton Đà Nẵng, để chuẩn bị cho tiệc Gala Dinner tại Tuần lễ Cấp cao APEC 2017, Tập đoàn Marriott International (sở hữu thương hiệu Sheraton) đã lựa chọn gần 200 cán bộ cấp quản lý đến từ các khách sạn khác thuộc Tập đoàn ở Thái Lan, Campuchia, Malaysia, Philippines và Việt Nam đảm bảo dịch vụ phục vụ tốt nhất cho lãnh đạo 21 nền kinh tế thành viên APEC.
Marriott International huy động gần 200 cán bộ cấp quản lý tại các khách sạn Sheraton tại Thái Lan, Campuchia, Malaysia, Philippines, TP.HCM, Hà Nội phục vụ cho quốc yến.
Ba tuần trước Tuần lễ Cấp cao APEC, Sheraton Đà Nẵng thực hiện liên tục các buổi tập huấn cho từng bộ phận nhằm tạo ra một quy trình phục vụ nhuần nhuyễn, an toàn, sang trọng đến từng chi tiết. Thực đơn dành cho Gala Dinner được thử đi, thử lại nhiều lần và trải qua nhiều bước kiểm nghiệm vệ sinh an toàn thực phẩm gắt gao nhất.
Thực đơn phục vụ yến tiệc được chuẩn bị từ nhiều tháng trước.
Tiệc Gala Dinner tại Sheraton Đà Nẵng được phục vụ theo công thức: 1 nhân viên phục vụ 1 với khách mời nguyên thủ; 1 nhân viên phục vụ 2 khách mời Bộ trưởng; 1 nhân viên phục vụ 5 khách mời đối với khu vực đồ uống.
Các món ăn được kiểm duyệt kỹ lưỡng, qua nhiều bước kiểm định của Ủy ban APEC.
Tất cả các nhân viên được lựa chọn phục vụ khách mời của Gala Dinner đều là lãnh đạo đứng đầu các bộ phận của Tập đoàn Marriott International nên họ đã có đủ kinh nghiệm, ngoại ngữ, nền tảng văn hoá để phục vụ nguyên thủ và các đoàn khách của 21 nền kinh tế thành viên APEC và được bạn bè quốc tế đánh giá cao.
Tất cả các nhân viên được lựa chọn phục vụ khách mời của Gala Dinner đều là lãnh đạo đứng đầu các bộ phận của Tập đoàn Marriott International.
Trước khi bữa tiệc diễn ra, mật vụ của nhiều nền kinh tế như Mỹ, Nga... theo dõi tất cả quá trình chuẩn bị tiệc, từ khâu nhập thực phẩm, chế biến món ăn đến phục vụ.
Bàn ăn được bày biện trong căn phòng rộng gần 1.300 m2. Dãy bàn được xếp liền nhau hình cánh cung, là nơi các lãnh đạo cấp cao cùng phu nhân sẽ ngồi dùng bữa. Dải hoa lớn trang trí được kết trước bàn ăn. Dĩa, thìa mạ vàng đặt ngay ngắn trên những đồ đựng thức ăn bằng gốm theo phong cách cung đình, các cạnh gốm đều mạ vàng - được thiết kế dành riêng phục vụ APEC. Bàn được đánh số thứ tự để tiện phục vụ.
Bàn ăn được bày biện trong căn phòng rộng gần 1.300 m2.
Phía sau cánh cửa phòng tiệc, nhân viên ẩm thực trong trang phục lịch sự xếp thành hàng dài, chờ bước ra phục vụ các vị khách đặc biệt.
Mỗi nhân viên sẽ phục vụ một vị khách cấp cao, phía sau có một đội khác hỗ trợ đưa thức ăn đến nhanh và chuẩn xác. Các nhân viên được phân công phục vụ theo số thứ tự của lãnh đạo và không ai biết mình sẽ chăm sóc ai.
Trước khi các vị này bước vào phòng tiệc khoảng 15 phút, nhân viên mới biết khách của mình là ai, thực đơn gồm những món gì, ăn đồ mặn hay chay bởi vậy món ăn phải được phục vụ chính xác không được đưa nhầm.
Mỗi nhân viên sẽ phục vụ một vị khách cấp cao.
Buổi tiệc bắt đầu lúc 20h30 tối thứ sáu. Khi quan khách vào đông đủ và Chủ tịch nước Trần Đại Quang phát biểu chào mừng. Ngay sau lời phát biểu, cửa được mở, nhân viên nối hàng dài đem lần lượt món ăn ra để chủ nhà thết đãi các vị lãnh đạo. Vì phòng tiệc rất đông người, để đảm bảo trật tự, nhận viên phục vụ đi vào một cửa, và đi ra một cửa khác.
Các nhân viên không được có sai sót trong quá trình di chuyển, từ nhà ăn cho đến khu vực yến tiệc. Những món ăn từ khai vị, súp cho đến món chính đều được phục vụ đều tăm tắp và chỉ một số nhân viên phục vụ rượu, người điều hành mới được đứng ở khu vực khách dự tiệc.
Trước khi các vị này bước vào phòng tiệc khoảng 15 phút, nhân viên mới biết khách của mình là ai.
Anh Didier Guiaux, Giám đốc ẩm thực Khách sạn Sheraton kể, để có được thực đơn hoàn chỉnh, từ nhiều tháng trước, Didier liên tục phải làm món ăn theo yêu cầu, qua nhiều bước kiểm định của Ủy ban APEC.
"Những chi tiết rất nhỏ đều phải lên kế hoạch rồi đề xuất, trình đơn vị liên quan là Ủy ban APEC, rồi lại phải qua nhiều lần sửa đổi mới duyệt, rồi thử món ăn. Nếu chưa được thì làm lại từ đầu, với tất cả quy trình", anh Didier nói.
Dĩa, thìa, đĩa, ấm, chén đều được mạ vàng.
Gala Dinner diễn ra rất thành công và lãnh đạo các nền kinh tế APEC đều đánh giá đó là sự kiện ấn tượng. Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, những người như Didier Guiaux có thể kể hàng giờ về buổi lễ và có thể say sưa giới thiệu khu bếp của Sheraton Đà Nẵng với sự yêu mến và niềm tự hào. “Đó sẽ là những trải nghiệm khó có thể quên trong cuộc đời”, anh chia sẻ.
