CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) là đơn vị chuyên tư vấn cho các doanh nghiệp tổ chức họp ĐHCĐ tuân thủ các quy định của pháp luật, các thông lệ quản trị tiên tiến và ứng dụng công nghệ EzGSM trong tổ chức ĐHCĐ.
Bỏ phiếu điện tử tại kỳ họp ĐHCĐ - thông lệ quản trị công ty tốt
Trên thế giới, quy định về cách thức họp ĐHCĐ đã được các cơ quan lập pháp, cơ quan quản lý thị trường chứng khoán, ban lãnh đạo các công ty đại chúng, các nhà đầu tư có tổ chức… nghiên cứu và khuyến khích các doanh nghiệp, để đảm bảo cho cuộc họp ĐHCĐ diễn ra minh bạch, hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu về quản trị công ty tốt của cổ đông, HĐQT và người quản lý công ty.
Khái niệm về “họp ĐHCĐ hỗn hợp” (hybrid shareholder meeting) thường được nhắc đến để chỉ cuộc họp ĐHCĐ được tổ chức cho phép các cổ đông tham dự trực tiếp tại cuộc họp hoặc tham dự trực tuyến, thông qua việc áp dụng các tiện ích công nghệ, mà phổ biến nhất là qua mạng internet. Với việc tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến, cổ đông có thể tham dự họp từ xa (kể cả các cổ đông nước ngoài), trong khi doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, các cổ đông nhỏ lẻ có cơ hội tham dự và biểu quyết trực tiếp.
Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở GDCK các nước cũng khuyến khích hoặc quy định bắt buộc các công ty niêm yết phải tạo điều kiện cho cổ đông biểu quyết trực tuyến, chẳng hạn Sở GDCK Tokyo, Sở GDCK Ấn Độ, Sở GDCK Thượng Hải, Sở GDCK Singapore… Ở một số nước, Sở GDCK hoặc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán đứng ra cung cấp hệ thống bỏ phiếu điện tử cho các doanh nghiệp và có thu phí, tuy nhiên, cũng có một số quốc gia sử dụng giải pháp công nghệ của các công ty tư vấn chuyên cung cấp giải pháp công nghệ hỗ trợ biểu quyết điện tử (Singapore, Ấn Độ).
Áp dụng hình thức bỏ phiếu điện tử tại Việt nam như thế nào cho hiệu quả?
Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định “mở” cho các cách thức bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, nhưng chưa quy định cụ thể đối với hình thức ủy quyền điện tử (ví dụ: qua email, qua internet). Khi áp dụng vào thực tế các quy định pháp luật này, doanh nghiệp cần phải có những bước chuẩn bị về hệ thống công nghệ thông tin và điều quan trọng là phải rà soát và đưa vào điều lệ công ty, quy chế quản trị, quy chế bầu cử/biểu quyết tại đại hội những nội dung cụ thể để tránh những khó khăn cho cổ đông, doanh nghiệp, cũng như tránh phát sinh những tranh chấp sau này. Việc sử dụng hệ thống bỏ phiếu điện tử phải đơn giản và dễ sử dụng đối với cổ đông; cổ đông tham dự từ xa phải được tạo điều kiện đặt câu hỏi về những vấn đề thông qua tại đại hội; doanh nghiệp cần xây dựng đường dây nóng hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các cổ đông muốn thực hiện bỏ phiếu điện tử.
Hiện nay trên thị trường, có nhiều công ty cung cấp giải pháp phần mềm hỗ trợ tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, trong đó, CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) là đơn vị duy nhất đang cung cấp giải pháp EzGSM - ĐHCĐ trực tuyến. Trên hệ thống EzGSM của FPTS, cổ đông có thể sử dụng tên truy cập/mật khẩu do doanh nghiệp cung cấp, kèm thông báo mời họp để đăng nhập vào hệ thống EzGSM (qua Internet) và đăng ký tham dự đại hội, thực hiện ủy quyền trực tuyến, biểu quyết trực tuyến, bầu cử trực tuyến trên hệ thống. Hệ thống EzGSM cũng được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận kết quả biểu quyết trực tuyến việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
Ngoài ra, khi sử dụng giải pháp EzGSM, doanh nghiệp sẽ được tư vấn cách thức tổ chức ĐHCĐ hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và tư vấn chỉnh sửa điều lệ, quy chế quản trị, quy chế bầu cử/biểu quyết, để đảm bảo tính pháp lý khi ghi nhận kết quả bỏ phiếu điện tử của cổ đông.
Từ 1/7/2015, Luật Doanh nghiệp 2014 sẽ chính thức có hiệu lực. Tuy nhiên, để những thông lệ quản trị tốt được áp dụng rộng rãi trong thực tế, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cổ đông, các doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị tốt ngay từ mùa họp ĐHCĐ năm nay.
