Ảnh Internet
Tiếp cận thông tin về ĐHCĐ
Công ty cần đảm bảo thông báo mời họp ĐHCĐ được gửi cho tất cả các cổ đông và tất cả các cổ đông đều được thông tin về thời gian, địa điểm họp, chương trình và tài liệu họp một cách đầy đủ và kịp thời trước ngày tổ chức đại hội.
Công ty cần đảm bảo đã công khai cho tất cả các cổ đông về trình tự, thủ tục tham gia và biểu quyết tại ĐHCĐ. Các thủ tục phải đảm bảo đối xử công bằng với mọi cổ đông, không được gây khó dễ hoặc làm phát sinh chi phí không cần thiết đối với cổ đông.
Công ty cần loại bỏ dần các trở ngại đối với cổ đông nước ngoài trong việc tham gia và biểu quyết tại ĐHCĐ. Thông báo mời họp nên được công bố đồng thời bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Ngoài ra, việc phát triển hệ thống biểu quyết trực tuyến là một cách hữu hiệu hỗ trợ cổ đông nước ngoài thực hiện được các quyền của mình.
Bảo vệ cổ đông nhỏ
Công ty cần xây dựng cơ chế bảo vệ các cổ đông nhỏ, xây dựng trình tự, thủ tục khiếu nại hiệu quả trong các trường hợp cổ đông lớn lợi dụng ưu thế của mình gây tổn hại đến các quyền, lợi ích của công ty và của các cổ đông khác.
Thủ tục tiếp nhận kiến nghị của cổ đông về các vấn đề đưa vào chương trình họp ĐHCĐ không nên giới hạn đối với cổ đông tổ chức, cổ đông lớn, mà cần mở rộng đối với tất cả các cổ đông, trong đó có cổ đông nhỏ.
Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử thành viên HĐQT cần quy định rõ việc tất cả các cổ đông (nắm giữ cổ phần phổ thông của công ty trong thời hạn liên tục 6 tháng tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông dự họp), trong đó bao gồm cả cổ đông nhỏ, có quyền cùng nhau lập nhóm để đề cử và dồn phiếu bầu cho người do họ đề cử.
Cổ đông không có điều kiện tới tham dự ĐHCĐ có thể uỷ quyền cho người đại diện tham dự họp đại hội hoặc yêu cầu được bỏ phiếu bằng thư bảo đảm.
Phòng ngừa việc lạm dụng thông tin nội bộ
Công ty cần xây dựng cơ chế phòng ngừa việc khai thác, sử dụng các thông tin nội bộ để tư lợi cá nhân hay để phục vụ lợi ích của tổ chức hoặc các nhân khác như giao dịch nội gián hay giao dịch với người có liên quan.
Thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát (BKS), tổng giám đốc/giám đốc (TGĐ/GĐ), phó tổng giám đốc/phó giám đốc (PTGĐ/PGĐ), giám đốc tài chính, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán và người có liên quan của họ có trách nhiệm định kỳ báo cáo với công ty về tỷ lệ sở hữu cổ phần của công ty. Các thông tin này cần được đăng tải trên báo cáo quản trị và báo cáo thường niên của công ty. Ngoài ra, các thành viên trên và người có liên quan của họ còn có trách nhiệm báo cáo và công bố thông tin trước và sau khi thực hiện giao dịch cổ phiếu của công ty.
Tránh các xung đột về lợi ích
Công ty cần yêu cầu thành viên HĐQT, thành viên BKS, TGĐ/GĐ, cán bộ quản lý khác công khai các lợi ích liên quan, thông báo cho HĐQT về các giao dịch giữa công ty, công ty con, công ty do công ty nắm quyền kiểm soát với chính thành viên đó hoặc với những người có liên quan đến thành viên đó. Công ty không được cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho các thành viên này và những người có liên quan của họ.
Thành viên HĐQT, thành viên BKS, TGĐ/GĐ cần báo cáo và công bố thông tin về các giao dịch giữa công ty với công ty mà các thành viên này là thành viên sáng lập hoặc thành viên HĐQT, TGĐ/GĐ trong thời gian 3 năm trước; các giao dịch giữa công ty với công ty trong đó người liên quan của các thành viên này là thành viên HĐQT, TGĐ/GĐ hoặc cổ đông lớn ; các giao dịch có thể mang lại lợi ích vật chất hoặc phi vật chất đối với các thành viên này.
Công ty cần quy định về việc thành viên HĐQT không được biểu quyết trong các cuộc họp HĐQT đối với các giao dịch mà thành viên đó hoặc người có liên quan đến thành viên đó tham gia. Các giao dịch này cần được công bố minh bạch trên trang thông tin điện tử, báo cáo quản trị và báo cáo thường niên của công ty.
Công ty cần áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa những người có liên quan can thiệp vào hoạt động của công ty và gây tổn hại cho lợi ích của công ty thông qua việc kiểm soát các kênh mua, bán hàng hoá của công ty hay lũng đoạn giá cả. Hợp đồng giao dịch ký kết với những người có liên quan cần được công ty thực hiện theo nguyên tắc bình đẳng, tự nguyện, có nội dung rõ ràng, cụ thể và phải được công bố thông tin cho cổ đông khi có yêu cầu.
Công ty cũng cần áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa cổ đông và những người có liên quan tiến hành các giao dịch làm thất thoát vốn, tài sản hoặc các nguồn lực khác của công ty. Công ty không được cung cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho các cổ đông và những người có liên quan.
