Rút kinh nghiệm năm 2020
Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 68/2014/QH13, cổ đông tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ).
Trong bối cảnh tình hình phức tạp của đại dịch Covid-19, năm nay, nhiều doanh nghiệp đã lên kế hoạch cho việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, tương tự như nhiều cuộc họp quan trọng khác của doanh nghiệp.
Năm ngoái, không ít doanh nghiệp đã tính tới phương án này, tuy nhiên, Công văn số 1916/UBCK-GSĐC của Vụ Giám sát công ty đại chúng, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước gửi các công ty đại chúng yêu cầu, “trường hợp điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị công ty của doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị hội đồng quản trị công ty xây dựng quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHCĐ thông qua (quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ĐHCĐ trực tuyến”.
Công văn 1916 khiến những doanh nghiệp chưa đưa quy định về ĐHCĐ trực tuyến vào điều lệ công ty vẫn phải tổ chức đại hội theo phương thức truyền thống, hoặc tổ chức đại hội dạng bán trực tuyến.
Tức là, doanh nghiệp tường thuật trực tuyến nội dung đại hội trên website, fanpage hoặc YouTube để cổ đông có thể theo dõi từ xa.
Tuy vậy, đến khâu bỏ phiếu thực hiện quyền tại đại hội thì cổ đông không được thực hiện trực tuyến, mà phải làm rất nhiêu khê là in các phiếu biểu quyết mà doanh nghiệp đã gửi trước đó rồi gửi chuyển phát nhanh cho doanh nghiệp.
Khâu này, theo thư ký đại hội của một doanh nghiệp, cổ đông phải gửi đến công ty trước 3 ngày tổ chức đại hội để còn kịp thống kê tỷ lệ biểu quyết, tổng hợp với số phiếu bỏ trực tiếp trong đại hội. Vì sự phức tạp và rối rắm như vậy nên kết cục là không có cổ đông nào gửi phiếu biểu quyết từ xa.
Năm nay, doanh nghiệp trên phối hợp với đơn vị tư vấn là công ty chứng khoán để triển khai việc bỏ phiếu trực tuyến, thậm chí tính tới cả việc cổ đông dự họp trực tiếp nhưng có thể bỏ phiếu thông qua máy tính, điện thoại, qua phần mềm tổ chức ĐHCĐ trực tuyến. Dù vậy, vấn đề bảo mật và tính pháp lý đang khiến doanh nghiệp phải kiểm tra lại cho chắc chắn.
Một số băn khăn
Trước thềm đại hội năm 2021, lãnh đạo một số doanh nghiệp niêm yết đặt câu hỏi, quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến chi tiết là như thế nào?
Doanh nghiệp cũng đang ở tình huống khá băn khoăn, đó là điều lệ của công ty có quy định: “Trong trường hợp có những quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của công ty chưa được đề cập trong bản điều lệ này hoặc trong trường hợp có những quy định mới của pháp luật khác với những điều khoản trong điều lệ này thì những quy định của pháp luật đó đương nhiên được áp dụng và điều chỉnh hoạt động của công ty”.
Chưa quy định về tổ chức ĐHCĐ trực tuyến trong điều lệ công ty nhưng luật đã cho phép, vậy doanh nghiệp có thể áp dụng cách làm này cho kỳ ĐHCĐ thường niên năm 2021 hay không?
Đã có doanh nghiệp tính đến cách thức, công ty thực hiện thông qua quy chế ĐHCĐ ngay sau khi khai mạc đại hội và áp dụng ngay cho chính đại hội 2021 (quy chế đại hội có nội dung về họp/biểu quyết trực tuyến).
Dù vậy, để đảm bảo chắc chắn về pháp lý, các doanh nghiệp niêm yết vẫn được tư vấn lấy ý kiến cổ đông trước khi tổ chức đại hội để điều chỉnh điều lệ công ty. Đơn cử, từ trước Tết Tân Sửu, cụ thể là trong tháng 1/2021, Công ty cổ phần Đạt Phương đã triển khai lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về việc này.
Việc rà lại các quy định về tổ chức ĐHCĐ, đối chiếu với các quy định mới của pháp luật chứng khoán như Luật Chứng khoán, các nghị định, thông tư hướng dẫn khiến doanh nghiệp lúng túng.
Trước đây, theo Khoản 1, Điều 25, Luật Chứng khoán 62/2010/QH12, công ty đại chúng là công ty cổ phần thuộc một trong ba loại hình: công ty đã thực hiện chào bán cổ phiếu ra công chúng; công ty có cổ phiếu được niêm yết tại Sở giao dịch chứng khoán hoặc Trung tâm giao dịch chứng khoán; công ty có cổ phiếu được ít nhất 100 nhà đầu tư sở hữu, không kể nhà đầu tư chứng khoán chuyên nghiệp và có vốn điều lệ đã góp từ 10 tỷ đồng trở lên.
Với các công ty cổ phần đại chúng, Khoản 3, Điều 8, Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng có quy định: “Công ty đại chúng quy định tại quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHCĐ tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 140, Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty”.
Điểm c, Khoản 2, Điều 13 và Điểm b, Khoản 10, Điều 20, Điều lệ mẫu ban hành kèm Thông tư 95/2017/TT-BTC có quy định về cách thức tổ chức ĐHCĐ trực tuyến của công ty cổ phần đại chúng.
Tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị công ty cần có quy định chi tiết về việc tham dự, biểu quyết online của cổ đông.
Theo đó, cổ đông phổ thông có nghĩa vụ tham dự cuộc họp ĐHCĐ và thực hiện quyền biểu quyết thông qua hình thức trực tuyến.
Người triệu tập họp ĐHCĐ khi xác định địa điểm đại hội có thể bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền không dự họp được theo điều khoản này hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với địa điểm chính của đại hội có thể đồng thời tham dự đại hội.
Công văn số 1916 của Vụ Giám sát công ty đại chúng yêu cầu, trong trường hợp công ty cổ phần đại chúng lựa chọn tổ chức ĐHCĐ theo hình thức trực tuyến, cần rà soát để đảm bảo tại điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị công ty đã có quy định chi tiết về việc tham dự, biểu quyết online của cổ đông.
Như vậy, trường hợp điều lệ, quy chế nội bộ của doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể, hội đồng quản trị công ty cần xây dựng quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc bổ sung vào quy chế quản trị nội bộ hướng dẫn về cách thức tham dự/biểu quyết/bầu cử online cho cổ đông, cách thức kiểm phiếu và ghi nhận ý kiến của ban tổ chức đối với các phiếu online.
Quy chế này cần được thông qua bởi ĐHCĐ và ban hành trước khi chính thức tổ chức đại hội trực tuyến, việc lựa chọn hình thức ĐHCĐ bất thường hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quy chế do hội đồng quản trị công ty chịu trách nhiệm thực hiện.
Để doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai ĐHCĐ trực tuyến, tránh khiếu kiện và xung đột không đáng có liên quan đến quyền và lợi ích của các cổ đông, cơ quan quản lý nên có hướng dẫn chi tiết hơn về việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến.
Mỗi mùa ĐHCĐ, có hàng chục, hàng trăm nghìn thư mời họp gửi qua đường bưu điện, chuyển phát nhanh của các doanh nghiệp niêm yết không phát được đến tay người nhận vì nhiều lý do.
Đơn cử, theo thông báo của Công ty cổ phần FPT, có đến 6.985 thư mời họp và các thông tin liên quan đến cổ đông có quyền tham dự họp và biểu quyết tại đại hội theo hình thức gửi thu đảm bảo qua đường bưu điện không chuyển đến được cổ đông do thông tin địa chỉ cung cấp không chính xác khi Công ty tổ chức họp ĐHCĐ thường niên 2020.
Nếu thực hiện liên lạc hoặc gửi thư theo hình thức trực tuyến, rất có thể các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được công sức và thời gian đáng kể. Dù vậy, hình thức thư đảm bảo vẫn cần được thực hiện song song với những trường hợp không sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại.
