Thông lệ quản trị tiên tiến
Công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi vào mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội và đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong việc tổ chức ĐHCĐ. Theo đó, cho phép cổ đông tham dự và biểu quyết trực tuyến, bỏ phiếu điện tử mà không cần trực tiếp đến đại hội.
Trên thế giới, hiện có hai mô hình tổ chức ĐHCĐ trực tuyến đang được áp dụng. Thứ nhất là tổ chức trực tuyến toàn phần (virtual-only shareholders’ meeting), còn được gọi là ĐHCĐ ảo. Đây là một cuộc họp diễn ra hoàn toàn trong không gian mạng, cổ đông, ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua công nghệ thông tin hiện đại, mạng internet có thể tham dự đại hội dù đang ở bất kỳ đâu. Cổ đông được nghe, xem lãnh đạo công ty trình bày và đặt câu hỏi trực tuyến (thông qua công cụ chat, đặt câu hỏi), biểu quyết, bầu cử trực tuyến theo thời gian thực.
Thứ hai, ĐHCĐ bán trực tuyến (hybrid shareholders’ meeting), đề cập tới việc tổ chức đại hội tại một địa điểm cụ thể, có sự tham gia gặp gỡ giữa các cổ đông và cho phép việc biểu quyết và bầu cử trực tuyến, cũng như công cụ cho phép cổ đông theo dõi diễn biến tại đại hội (truyền hình trực tiếp qua website).
ĐHCĐ trực tuyến đang ngày càng trở thành xu hướng được đông đảo doanh nghiệp trên toàn cầu đi theo và trở thành một thông lệ quản trị công ty tiên tiến. Câu chuyện với các doanh nghiệp hiện nay không phải là có tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hay không, mà là lựa chọn hình thức nào, bán trực tuyến hay trực tuyến toàn phần - để xóa bỏ trở ngại về thời gian, vị trí địa lý, tiết kiệm chi phí và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các bên tham gia.
Tại Mỹ, Luật Công ty bang Delaware (sửa đổi năm 2000) cho phép các doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ bằng hình thức trực tiếp, kết hợp sử dụng internet trong biểu quyết, bầu cử trực tuyến và cho phép tổ chức ĐHCĐ trực tuyến toàn phần. Năm 2001, Inforte Corporation, công ty cung cấp các dịch vụ tư vấn quản trị quan hệ khách hàng, chiến lược tại Mỹ đã trở thành công ty đầu tiên tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến ảo.
Còn tại Nhật Bản, Sở Giao dịch chứng khoán Tokyo (TSE) có hệ thống online voting, cho phép các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài biểu quyết trực tuyến tại các công ty Nhật Bản. Hiện tại, có trên 2.000 công ty niêm yết tham gia hệ thống này.
Hay tại Ấn Độ, Top 500 công ty niêm yết tại Sở Giao dịch chứng khoán Bombay (Bombay Stock Exchange) và Sở Giao dịch quốc gia Ấn Độ (India National Stock Exchange) phải thực hiện bỏ phiếu điện tử.
Tại Hàn Quốc, với hệ thống K – evote của Trung tâm Lưu ký chứng khoán Hàn Quốc (KSD), cổ đông có thể thực hiện biểu quyết trực tuyến từ 10 ngày trước khi họp ĐHCĐ. Sau ngày họp, cổ đông sẽ được KSD thông báo về kết quả biểu quyết.
Sứ mệnh tạo niềm tin
Ở trong nước, năm 2011, Công ty cổ phần Cơ Điện Lạnh (REE) tổ chức ĐHCĐ ở hai địa điểm (Hà Nội và TP. HCM), có cầu truyền hình ở hai địa điểm. Tuy nhiên, đây vẫn là hình thức tổ chức ĐHCĐ truyền thống do không có công cụ cho cổ đông biểu quyết, bầu cử trực tuyến; cổ đông vẫn bắt buộc phải tham dự và biểu quyết trực tiếp tại ĐHCĐ.
Công ty cổ phần Chứng khoán FPT (FPTS), đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, đã tổ chức ĐHCĐ thường niên hàng năm theo hình thức gần tương tự với ĐHCĐ bán trực tuyến - tổ chức tại một địa điểm cụ thể, kết hợp với biểu quyết, bầu cử trực tuyến nhưng chưa cho phép cổ đông theo dõi được diễn biến tại Đại hội (chưa truyền hình trực tiếp).
Do đó, ở Việt Nam hiện vẫn chưa có doanh nghiệp nào tổ chức ĐHCĐ trực tuyến thực sự. Tuy nhiên, hình thức tổ chức ĐHCĐ bán trực tuyến được xem là giải pháp hợp lý “gỡ khó” cho các doanh nghiệp trong mùa ĐHCĐ bởi nhiều lợi ích thiết thực.
ĐHCĐ trực tuyến không chỉ là bước đi tất yếu của thời đại công nghệ hóa, mà còn là một trong những bước đi đầu tiên của cuộc “cách mạng niềm tin” với sứ mệnh xây dựng mối quan hệ cổ đông tại các công ty đại chúng.
Với cách thức tổ chức này, các cổ đông dù ở bất kỳ đâu đều có thể đăng nhập và thực hiện đăng ký tham dự trước khi đại hội được tổ chức, doanh nghiệp có thể kiểm soát được số lượng cổ đông đăng ký dự đại hội và ủy quyền dự đại hội, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp cũng như cổ đông.
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị cơ sở vật chất hợp lý, tránh tình trạng dư thừa, lãng phí, trong khi cổ đông không bị mất chi phí ăn ở, đi lại nhưng vẫn đảm bảo được quyền biểu quyết của mình.
Việc tổ chức đại hội trực tuyến cũng giúp gia tăng tỷ lệ cổ đông tham dự, cũng như nâng cao khả năng thành công của đại hội đồng cổ đông, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn có nhiều cổ đông và cổ đông phân tán ở nhiều vùng miền trong cả nước.
Không phải lúc nào cổ đông cũng có thể sẵn sàng tham dự đại hội dù rất muốn, khi đó, cổ đông có thể lựa chọn hình thức biểu quyết và bầu cử trực tuyến hoặc ủy quyền cho người khác.
Tính năng đặc biệt này giúp gia tăng tối đa tỷ lệ cổ đông tham dự đại hội và tăng khả năng đại hội được tổ chức thành công ngay lần tổ chức đầu tiên. Doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc đại hội bất thành, yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã phải triệu tập cổ đông đến lần thứ ba (không bị khống chế về số lượng cổ phần có quyền biểu quyết tham dự đại hội) mới tổ chức đại hội thành công, sau hai lần đầu không đáp ứng đủ tỷ lệ cổ phần biểu quyết tham dự theo luật định.
Trên thị trường, hiện một số đơn vị đã nghiên cứu xây dựng và cung cấp giải pháp ĐHCĐ trực tuyến hiệu quả, gia tăng thêm nhiều lợi ích cho quá trình tổ chức ĐHCĐ trực tuyến của doanh nghiệp, đơn cử như việc hệ thống tự tính toán số phiếu bầu không hợp lệ, hạn chế sai sót trong khâu kiểm phiếu; kết xuất báo cáo/kết quả kiểm phiếu một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho doanh nghiệp những tỷ lệ chuẩn xác nhất…
Đặc biệt, khi kết hợp giải pháp ĐHCĐ trực tuyến với Cổng thông tin trực tuyến, doanh nghiệp và cổ đông có thể trao đổi (qua Internet) về các vấn đề liên quan đến biểu quyết và các vấn đề khác nêu tại đại hội trước khi đưa ra quyết định biểu quyết, tránh trường hợp cổ đông bức xúc khi các vấn đề cần trao đổi không được giải đáp kịp thời, từ đó dẫn đến việc không đủ tỷ lệ biểu quyết thông qua các vấn đề trong chương trình nghị sự của đại hội.
Nhiều ưu điểm là vậy, nhưng tại thị trường chứng khoán trong nước, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng áp dụng hình thức này. Nguyên nhân cũng từ tâm lý ngại thay đổi theo hình thức mới, lo sợ tốn kém chi phí của doanh nghiệp và có thể là lý do “tế nhị” khác.
Thêm vào đó là rào cản về kiến thức sử dụng công nghệ thông tin của nhiều cổ đông… Nhưng đã đến lúc, doanh nghiệp đại chúng cần thay đổi tư duy về cách thức tổ chức ĐHCĐ, tiệm cận thông lệ quản trị tiên tiến trên thế giới trong sứ mệnh xây dựng niềm tin với cổ đông.
