Với công ty khởi nghiệp, việc xây dựng kế hoạch doanh thu không khó khăn bằng việc xác định cơ cấu, định mức, tiêu chuẩn các hạng mục chi phí tương ứng sao cho phù hợp để đảm bảo có lợi nhuận.
Có thể phân các hạng mục của chi phí hoạt động thành 2 nhóm chính: chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí).
Định phí bao gồm các hạng mục chi phí không thay đổi theo doanh thu (thường cố định hằng tháng, hằng quý, hằng năm, bất kể có hay không có doanh thu): chi phí duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay thế; chi phí quản lý, bán hàng; trả lãi vay đầu tư, khấu hao tài sản cố định.
Biến phí bao gồm các hạng mục thay đổi theo doanh thu, chiếm một tỷ lệ nhất định trong doanh thu: nguyên vật liệu, nhiên liệu, nhân công trực tiếp phục vụ sản xuất. Việc phân bổ các hạng mục chi phí vào biến phí hay định phí thường chỉ mang tính tương đối vì có nhiều hạng mục rất khó xác định là định phí hay biến phí.
Doanh nghiệp muốn xây dựng được kế hoạch tài chính khả thi cần xác định định mức, tiêu chuẩn của định phí và tỷ lệ biến phí trong doanh thu sao cho hợp lý.
Trên cơ sở đó sẽ giúp tính được doanh thu hòa vốn theo thời gian (hằng tuần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm) bằng cách lấy định phí chia cho hiệu số giữa 1 trừ cho tỷ lệ biến phí trên doanh thu (doanh thu hòa vốn = định phí / (1 - tỷ lệ biến phí/doanh thu).
Doanh thu hòa vốn cho thấy mức độ rủi ro kinh doanh cao hay thấp, doanh nghiệp chỉ có lợi nhuận khi doanh thu thực tế lớn hơn doanh thu hòa vốn, và ngược lại. Do vậy, khi xây dựng kế hoạch kinh doanh phải đặt mục tiêu doanh thu kế hoạch cao hơn doanh thu hòa vốn thì mới đảm bảo có lợi nhuận.
Trên thực tế, rất nhiều giám đốc công ty khởi nghiệp không nắm được định mức, tiêu chuẩn định phí, tỷ lệ biến phí trên doanh thu như thế nào là phù hợp, dẫn đến doanh thu hòa vốn quá cao, và dù rất nỗ lực theo đuổi mục tiêu tăng doanh thu nhưng vẫn bị lỗ kéo dài, không cầm cự được lâu, dẫn đến phá sản.
Do vậy, trước khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, nên tham khảo các mô hình kinh doanh tương tự thông qua nghiên cứu báo cáo tài chính của các công ty đã niêm yết trên thị trường chứng khoán, dữ liệu tổng hợp từ các công ty kiểm toán, hoặc các mối quan hệ cá nhân.
Sau đó đối chiếu với những điểm tương đồng, khác biệt với công ty mình để xác định mức độ, tiêu chuẩn định phí và tỷ lệ biến phí trên doanh thu sao cho phù hợp. Nhờ vậy sẽ xác định được doanh thu hòa vốn hợp lý, có thể cạnh tranh được khi chào giá bán sản phẩm, đồng thời đảm bảo được lợi nhuận.
Sau khi xác định được định mức, tiêu chuẩn các hạng mục chi phí, cần thiết lập các quy chế liên quan đến từng hạng mục để quá trình thực hiện phải tuân thủ, nhằm đảm bảo đạt được định mức, tiêu chuẩn đã xác định. Các quy chế liên quan đến chi phí bao gồm quy chế trả lương, thưởng; mua sắm vật tư, hàng hóa; quản lý và bảo trì máy móc, thiết bị; các hạng mục chi phí quản lý; thuê - mua tài sản; bán chịu, tồn kho, tồn quỹ tiền mặt.
Để kiểm soát tốt chi phí, bên cạnh phải kiểm soát tốt việc thực hiện các quy chế chi phí, cần đặc biệt chú ý giảm thiểu sự lãng phí, rủi ro trong sản xuất. Có 9 hình thức lãng phí cơ bản, gồm: sản xuất thừa, khuyết tật, tồn kho, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi, sửa sai, thao tác thừa, kiến thức rời rạc, gia công thừa. Những sự lãng phí này luôn đe dọa đến mục tiêu đảm bảo định mức, tiêu chuẩn các hạng mục chi phí theo kế hoạch.
Có 9 hình thức lãng phí cơ bản, gồm: sản xuất thừa, khuyết tật, tồn kho, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi, sửa sai, thao tác thừa, kiến thức rời rạc, gia công thừa. Những sự lãng phí này luôn đe dọa đến mục tiêu đảm bảo định mức, tiêu chuẩn các hạng mục chi phí theo kế hoạch.
Dù áp dụng phương pháp kiểm soát chi phí thông qua bất kỳ mô hình quản lý sản xuất nào cũng rất cần ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và internet. Các định mức, tiêu chuẩn cho từng hạng mục chi phí sẽ được lập trình sẵn trên hệ thống: khi tiếp nhận đơn hàng, hệ thống công nghệ thông tin sẽ dựa trên sản lượng đặt hàng và hệ thống định mức để tính toán giá thành, cho ra các bản kế hoạch kinh doanh, tài chính.
Đồng thời trong quá trình sản xuất, kinh doanh, hệ thống sẽ tự động cảnh báo lãng phí, những điểm không phù hợp để điều chỉnh và xác nhận giá trị tạo ra từ những nỗ lực kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
