Cần quy định khung kiểm soát nội bộ cho DN bảo hiểm

Ông Saman Bandara cho biết, thực chất, trong mọi DN đều có hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ là các cấp quản lý có thể đã từng đề cập, có triển khai thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ, nhưng ở các mức độ khác nhau và phần lớn chưa nhận thức rõ ràng đó chính là kiểm soát nội bộ.

Có nhiều kiến thức, khái niệm cần phải được hiểu và đánh giá đúng đắn hơn. Ví dụ như DN cần có tiếng nói chung về kiểm soát nội bộ. Đó chính là quan điểm của cấp lãnh đạo, của HĐQT về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và truyền đạt đến các cấp quản lý trung gian, các nhân viên. Về cơ bản, tiếng nói chung này cần phải được hình thành và thể hiện rõ ràng hơn.

Vậy cụ thể, việc thực hiện kiểm soát nội bộ ở các DN bảo hiểm hiện nay ra sao? Có những vấn đề gì cần cải thiện?

Điều đầu tiên là kiến thức, chúng tôi nhận thấy thị trường còn nhầm lẫn về 2 khái niệm kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ.   

Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đối tượng chịu trách nhiệm chính là các bộ phận kinh doanh, họ là bộ phận chấp nhận rủi ro và phải là người thiết kế các chốt kiểm soát, chịu trách nhiệm thực hiện, tiến hành các chốt đã được thiết kế đó một cách đúng đắn để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra và cung cấp một đảm bảo độc lập về hệ thống kiểm soát nội bộ, các chốt kiểm soát liệu chúng có tồn tại hay không và thực hiện hiệu quả đến đâu. Đôi khi ở Việt Nam , trách nhiệm về việc thiết kế và thực hiện kiểm soát nội bộ lại được trao cho bộ phận kiểm toán nội bộ. Đây là việc rất nguy hiểm, giống như “vừa đá bóng vừa thổi còi”, nó không đảm bảo tính khách quan, khiến cho ý nghĩa của kiểm toán nội bộ mất đi. Hiện nay, ở một số DN còn có bộ phận quản lý rủi ro, với sự xuất hiện này, vai trò của các bộ phận trong công tác kiểm soát nội bộ lại càng trở nên không rõ ràng.

Một vấn đề nữa là ngay cả khi có hệ thống kiểm soát nội bộ thì vấn đề quan trọng là đảm bảo các chốt kiểm soát này hoạt động hiệu quả, tức là kiểm tra xem các chốt hoạt động này đã đúng đắn, chặt chẽ chưa. Một ví dụ là, do cạnh tranh, cán bộ khai thác khi đánh giá độ rủi ro của một khách hàng có thể không tuân theo hướng dẫn khai thác, chấp nhận khách hàng rủi ro lớn hơn so với quy định.

Nhiều DN, ngoại trừ công ty lớn, chưa có quy trình hoạt động chuẩn mực. Nhiều trường hợp, các chuẩn mực này chỉ có trong nhận thức của cán bộ và khi họ rời khỏi DN thì cũng đem theo các kiến thức này. Một số DN có quy trình bằng văn bản nhưng lại không được cập nhật thường xuyên cùng với thay đổi của thị trường và thay đổi theo tình hình hoạt động DN. Điều này dẫn đến hậu quả là DN thiếu kiểm soát đối với hoạt động kinh doanh hiện thời, bởi thị trường thay đổi liên tục, trong khi quy trình thì được hình thành từ khi DN thành lập và người xây dựng quy trình thậm chí đã rời khỏi DN.

Tỷ lệ bồi thường cao đang là thách thức đối với DN bảo hiểm, vậy kiểm soát nội bộ có thể hỗ trợ DN ra sao trong việc kiểm soát tỷ lệ bồi thường, thưa ông?

Tỷ lệ bồi thường cao có thể có 2 nguyên nhân, thứ nhất do chính hoạt động bảo hiểm như khi xảy ra các thiên tai lớn… và thứ hai do gian lận, đặc biệt là các trường hợp có sự thông đồng của cán bộ bồi thường. Với gian lận này đôi khi ngay cả khi có khung kiểm soát nội bộ hiệu quả thì cũng không thể ngăn chặn hoàn toàn, mà chủ yếu là phải có quy trình bồi thường được thiết kế đúng đắn. Chẳng hạn, trường hợp một nhà bảo hiểm ở Việt Nam cách đây vài năm có tỷ lệ bồi thường cao và đã tìm mọi cách để xác định nguyên nhân, nhưng không tìm thấy nguyên nhân nào có thể giải thích được. Chúng tôi tư vấn cho công ty nghiên cứu lại hướng dẫn hoạt động khai thác và DN đã xây dựng các hướng dẫn này chặt chẽ hơn. Năm sau, tỷ lệ bồi thường giảm xuống đáng kể.

Theo ông, cần phải làm gì để thúc đẩy nhận thức về kiểm soát nội bộ và từ đó dẫn đến thay đổi trong DN? Có cần thiết phải có quy định về vấn đề này?

Theo tôi, các cơ quan quản lý có thể đưa ra khung kiểm soát nội bộ, khuyến nghị DN áp dụng và phải cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện khung này. Theo kinh nghiệm ở thị trường Việt Nam , nếu quy định đưa ra rõ ràng thì DN sẽ nhận thức nghiêm túc hơn và cố gắng để thực hiện, tuân thủ các quy định.

Cần có quy định như yêu cầu giám đốc điều hành phải có báo cáo đánh giá về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của họ. Các cơ quan quản lý có thể yêu cầu báo cáo đó phải được kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán. Như vậy sẽ tăng thêm một cấp giám sát, đảm bảo tính trách nhiệm của khối điều hành tăng lên. Khi đó, họ phải tự tiến hành các biện pháp để đảm bảo thực hiện các quy định của nhà quản lý.

Vậy vai trò của kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ ra sao? Theo ông, DN nên phát triển bộ phận kiểm toán nội bộ hay nên sử dụng dịch vụ thuê ngoài?

Kiểm toán nội bộ là khâu cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó đưa ra đánh giá độc lập về hoạt động của hệ thống. Trong ngắn hạn, do các hạn chế cả về năng lực và số lượng nhân sự như chúng tôi quan sát thấy tại rất nhiều DN, DN có thể thuê ngoài chức năng kiểm toán nội bộ để phục vụ nhu cầu kiểm toán nội bộ trước mắt. Tuy nhiên, chi phí thuê ngoài cao có thể ảnh hưởng đến quyết định của HĐQT trong việc xem xét có nên tiến hành hoạt động kiểm toán nội bộ không. Hơn nữa, mức độ hiểu biết về DN của những nhân viên kiểm toán nội bộ thuê ngoài có thể chưa đủ sâu sắc và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kiểm toán nội bộ.

Về lâu dài, các DN bảo hiểm Việt Nam nên chủ động xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ của mình với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, từ việc xây dựng phương pháp luận cho hoạt động kiểm toán nội bộ phù hợp, đến tổ chức các khóa đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ kiểm toán nội bộ và quan trọng nhất là cùng làm việc với các cán bộ kiểm toán nội bộ của DN, qua đó dần dần xây dựng và cải thiện năng lực bộ phận này. 

Bên cạnh đó, qua quan sát của chúng tôi thì ở Việt Nam chưa có DN nào có chuyên môn và kỹ năng điều tra gian lận, do đó trong những trường hợp DN phát hiện gian lận, DN nên thuê chuyên gia điều tra gian lận để có thể xác định vấn đề và giải quyết kịp thời.