“Bí quyết” tổ chức ĐHCĐ lần 1 thành công

Sau 2 lần triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) không thành công, CTCP Nhựa và Môi trường xanh An Phát (AAA) sẽ triệu tập đại hội lần thứ ba vào ngày 26/5/2014.

Năm 2013, AAA cũng đã phải triệu tập đến lần thứ 3 mới tổ chức được Đại hội, do số lượng cổ đông khá lớn và trụ sở của DN, cũng như địa điểm tổ chức không phải ở trung tâm thị trường là Hà Nội hay TP. HCM.

Cũng có cổ đông quá phân tán, cũng từng phải tổ chức đại hội lần thứ 3 (lần 1, yêu cầu phải có đủ 65% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự; lần 2, yêu cầu phải có đủ 51%; lần 3 không yêu cầu tỷ lệ tối thiểu), nhưng từ 2 năm nay, CTCP Chứng khoán Kim Long (KLS) chỉ cần tổ chức đại hội lần 1 đã thành công. Là DN có số cổ đông trên 20.000 người, phân tán ở mọi miền tổ quốc, lúc cao điểm, KLS có số cổ đông đến 30.000 người, việc từ 2 năm nay, KLS chỉ cần tổ chức Đại hội lần 1 là thành công, đã gây ngạc nhiên thú vị cho nhiều thành viên thị trường.

Tại cuộc họp Hội đồng Tư vấn quản trị công ty của Sở GDCK Hà Nội (HNX) mới đây, việc giúp các DN không phải đại hội lần 2, lần 3, đã được nêu lên để các thành viên cùng bàn thảo. KLS và FPT - những DN có hàng vạn cổ đông, đã tổ chức gọn gàng đại hội ngay trong lần triệu tập đầu tiên là 2 DN điển hình, dự kiến sẽ được mời chia sẻ kinh nghiệm cho các DN khác.

Vậy làm thế nào để ngay lần triệu tập đầu tiên, DN thu hút đủ các cổ đông đại diện cho ít nhất 65% số cổ phiếu có quyền biểu quyết  tham dự? Tìm hiểu tại KLS được biết, “bí quyết” của Công ty là sau khi gửi thư mời, DN cử người liên lạc trực tiếp với cổ đông, mời cổ đông dự họp. Trường hợp cổ đông không dự được, DN đề xuất một danh sách ứng viên, để cổ đông chọn lựa ủy quyền cho họ dự Đại hội.

Theo cách này, KLS đã lấy được ủy quyền của nhiều cổ đông, giúp DN nắm chắc khả năng tổ chức thành công Đại hội. Với nhiều DN khác (NSC, BBC, HSG, MBB…), do có lợi thế có các cổ đông lớn, nên để đảm bảo đại hội lần 1 thành công, trước khi diễn ra Đại hội, DN thường có cuộc làm việc với các cổ đông lớn để thống nhất về ngày tổ chức và nội dung chương trình.

Với danh sách hàng vạn cổ đông, công tác gửi thư mời đến từng người đi họp là áp lực lớn nhất, tốn sức, tốn tiền nhất. Mỗi lần triệu tập Đại hội là một lần gửi thư, nên nếu lần 1 không thành, lần 2 không thành, phải làm đến lần thứ 3 thì quá tốn kém và áp lực cho DN. Một số DN đã phải sáng tạo những cách làm để giảm tối đa sự tốn kém - mà xét cho cùng, sự tốn kém của DN chính là sự tốn kém của cổ đông. Về phía nhà quản lý,  hình thức ĐHCĐ trực tuyến được nhắc đến nhiều lần, nhưng đến nay, vẫn đang ở giai đoạn nghiên cứu.

Hiện có 2 cơ quan là HNX, VSD đã bắt tay nghiên cứu quy trình chuẩn để ĐHCĐ trực tuyến, nhưng để hình thức này sớm đi vào thực hiện, rất cần sự nhiệt tâm của các cơ quan chức năng.