Những câu hỏi có thể sẽ giúp thúc đẩy nhân viên tuyệt vời, nhưng cũng có thể dễ dàng trở thành một lời nói mang thế đối nghịch, và dễ dàng đẩy tâm trạng người nghe từ tích cực sang tiêu cực.
David Cooperrider, một giáo sư của trường Case Western Reserve University, đưa ra một vài những câu hỏi có thể tạo ra hiệu ứng không tốt cho những người lãnh đạo. Chỉ cần một chút chỉnh sửa, những câu hỏi này có thể sử dụng để gắn kết mọi người.
1. “Đã có vấn đề gì?” Các lãnh đạo doanh nghiệp thường hỏi những câu hỏi này hoặc những câu hỏi tương tự “Đã có vấn đề gì, đã có sai sót gì, mối đe dọa lớn nhất của chúng ta là gì…?” – rất không may đến 80% các cuộc họp lại bắt đầu bằng những câu hỏi kiểu này, Cooperrider nói. Ông phân tích rằng, nếu một lãnh đạo doanh nghiệp hỏi những câu hỏi tập trung vào các vấn đề và điểm yếu, tổ chức đó sẽ gắn tư tưởng vào đó - thay vì tập trung vào các điểm mạnh và cơ hội. Thay vì yêu cầu báo cáo về những điểm sai hay tập trung vào các vấn đề, tốt hơn là nên sử dụng những câu hỏi tích cực để bẩy sức mạnh và đạt tới các mục tiêu: Chúng ta đã làm tốt những gì và chúng ta có thể phát huy như thế nào? Kết quả lý tưởng là gì và làm thế nào để chúng ta tiến gần hơn tới mục tiêu đó?
2. “Lỗi này là của ai?” Câu hỏi này tập trung sự chú ý vào việc tìm ra một nhân vật giơ đầu chịu báng mặc dù trên thực tế, mỗi sai lầm hay vấn đề thường bắt nguồn từ nhiều lỗi. Keith Yamashita của hãng tư vấn SY Partners nói rằng, khi các lãnh đạo hỏi về lỗi, nhân viên thường cố gắng trốn trách nhiệm. Một cách tiếp cận tốt hơn, đó là hỏi: Chúng ta có thể làm thế nào để cùng khắc phục những điểm yếu? Điều đó xác định được những mắt xích yếu và những khu vực yếu dựa trên nhu cầu cải thiện thay vì tập trung quá nhiều vào việc trách phạt.
3. “Vì sao anh/chị không làm thế này?” Loại câu hỏi này nghe qua như một lời gợi ý phương án, nhưng khi được hỏi bởi một người lãnh đạo, đó thực sự là một câu hỏi áp đặt. Tệ hơn nữa, nếu câu hỏi được hỏi sau khi sực việc đã xảy ra rồi. Chuyên gia về quản lý Mary Jo Asmus của hãng Aspire Collaborative Services nói: “Việc đặt những câu hỏi áp đặt kiểu như ‘Nếu bạn làm thế này thì sao?’ chỉ là một hình thức điều khiển kín đáo”. Bà phân tích rằng, nếu lãnh đạo đã tuyển dụng nhân viên kỹ lưỡng, người đó không nên điều khiển cách nhân viên làm việc. Tốt hơn là nên cho phép mọi người được trình bày ý tưởng và phương pháp tiếp cận của họ, và thỉnh thoảng giúp đỡ họ bằng cách hỏi “Bạn đã suy nghĩ về cách làm như thế nào? Bạn đang có những ý tưởng gì?”
4. “Chúng ta đã thử cách này trước đó chưa?” Với sắc thái kiểu “Sao bạn lại nghĩ là việc đó sẽ có hiệu quả khi mà trước đó nó không có hiệu quả”. Không có nghĩa là một lãnh đạo không nên nêu các câu hỏi về các đề xuất chiến lược - đặc biệt nếu có những thứ tương tự đã được thử nghiệm trước đó - nhưng sắc thái hỏi là điều quan trọng. Phil Kessler của Vistage International, một nhóm lãnh đạo cho các CEO, chỉ ra rằng, loại câu hỏi này thậm chí mang tư tưởng chủ bại. Nó mang đến cảm giác rằng, mọi điều đã được sắp đặt sẵn, và vì có những thứ đã từng thử và thất bại nên nó không bao giờ nên được cân nhắc lần nữa. Người hỏi câu này không nhận thức được rằng có những ý tưởng có thể đã nảy ra trong quá khứ nhưng vì không đúng thời điểm hoặc thực thi không tốt mà thất bại, chứ không phải vì ý tưởng đó tồi. Tốt hơn nên hỏi “Nếu bây giờ chúng ta thực hiện, cần làm khác như thế nào, và làm thế nào để thay đổi kết quả?”.
5. “iPad của chúng ta là gì?” - hỏi trong trường hợp đối thủ của doanh nghiệp vừa đưa ra một sản phẩm nóng sốt trên thị trường. Nhà tư vấn Dev Patnaik của Jump Associates nói rằng, đây là loại phản ứng của một người chủ yếu bóng vía. Người lãnh đạo quay sang nhân viên của mình và hỏi, kiểu như Tại sao các anh chị không đưa ra được những ý tưởng như thế? Vấn đề là, loại câu hỏi này dẫn dắt mọi người nghĩ rằng, việc của họ là bắt chước những gì những người khác làm, càng nhanh càng tốt. Thay vì đặt mọi người vào thế đi bắt chước, hãy hỏi những câu như: “Vì sao chúng ta không thành công với sản phẩm này? Cần phải làm gì để sản phẩm làm hài lòng người dùng? Chúng ta nên làm thế nào để sử dụng thế mạnh của mình để đưa ra kết quả tốt hơn để làm hài lòng khách hàng?”.
Nghĩ sâu hơn về những câu hỏi này, có những trắc nghiệm khác mà bạn có thể sử dụng để đánh giá rằng, liệu câu hỏi trên đầu môi bạn có đủ thích hợp để bật ra hay không. Nhìn chung, một người lãnh đạo nên tránh những câu hỏi kiểu “hỏi với tinh thần hô hào thay vì yêu cầu thông tin”, Tim Ogilvie của hãng tư vấn quản trị Peer Insight nói. Lãnh đạo phải làm rõ những câu hỏi với nhân viên “như cha mẹ hỏi những đứa trẻ”, Kessler của Vistage nói. Và cuối cùng, Dan Rockwell của blog Leadership Freak nói thêm “Không bao giờ hỏi nếu như bạn không cần câu trả lời”.
