Vì vậy, họ có nhu cầu khắc con dấu chữ ký để thuận tiện cho việc sử dụng, nhưng việc này đồng thời cũng gây ra nhiều lo ngại về tính pháp lý của chữ ký được đóng bằng con dấu. Đây là vấn đề không mới, nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp băn khoăn, lúng túng.
Quy định pháp luật về chữ ký đóng bằng con dấu
Hiện nay trong các văn bản pháp luật chung như Bộ luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp đều không có điều khoản quy định cụ thể về tính pháp lý của con dấu chữ ký hay chữ ký đóng bằng con dấu. Tuy nhiên, dựa trên tinh thần chung của pháp luật dân sự có thể hiểu rằng con dấu chữ ký tự thân nó không có giá trị pháp lý và không thể hiện được ý chí đồng ý, chấp thuận của người có chữ ký được đóng dấu trên các văn bản, tài liệu, chứng từ.
Theo Điều 3, Điều 8 Bộ luật Dân sự 2015, một trong những căn cứ xác lập quyền dân sự là hợp đồng, hành vi pháp lý đơn phương. Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Sự tự nguyện này được thể hiện qua nhiều cách. Đối với các giao dịch bằng văn bản, chữ ký sống của người ký chính là bằng chứng thể hiện sự tự nguyện và đồng ý của họ đối với những nội dung được ghi trên văn bản.
Trong khi đó, con dấu chữ ký chỉ là con dấu chứa thông tin chữ ký của một cá nhân cụ thể, là nơi lưu giữ bản sao chép chữ ký của một cá nhân. Người quản lý con dấu có thể là người có chữ ký được khắc nhưng cũng có thể là người khác được giao giữ dấu. Như vậy, một khi con dấu chữ ký được đóng trên văn bản, liệu ai có thể bảo đảm rằng người có chữ ký được đóng dấu biết và đồng ý với nội dung văn bản đó?
Chính vì vậy, trong một số lĩnh vực chuyên ngành cần bảo đảm sự chặt chẽ như kế toán và thuế, Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng đều quy định rất rõ rằng: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ”, “Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn”. Thậm chí việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán còn bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).
Tổng Cục thuế cũng đã từng ban hành Công văn 2826/TCT-PCCS ngày 09-08-2006 giải đáp về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán, văn bản giao dịch. Tại văn bản này quy định rõ: “Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp”.
Các rủi ro từ việc đóng dấu chữ ký trên văn bản
Thực tiễn quá trình tư vấn cho thấy nhu cầu khắc con dấu chữ ký là không hề hiếm gặp. Có doanh nghiệp thậm chí còn ban hành biểu mẫu để đăng ký chữ ký dùng để khắc dấu và lưu hành nội bộ. Bộ phận hành chính sẽ đặt hàng khắc dấu giao cho những người này tự quản lý. Việc sử dụng con dấu chữ ký trong doanh nghiệp này được mặc định như một việc đương nhiên mà không hề hay biết tiềm ẩn quá nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt với chính bản thân doanh nghiệp đó.
Một trong những rủi ro trước tiên đến từ trách nhiệm của người có chữ ký được đóng dấu. Vì văn bản sử dụng con dấu chữ ký để đóng lên không thể hiện ý chí, không ràng buộc người có chữ ký được đóng trên văn bản đó, nên rất có khả năng xảy ra trường hợp người này chối bỏ trách nhiệm, cho rằng con dấu chữ ký bị thất lạc, bị sử dụng để đóng lên chứng từ, tài liệu đó mà họ không hề hay biết. Điều này vừa có thể dẫn đến sự tùy tiện trong quản lý và trách nhiệm của người có chữ ký được đóng dấu, vừa tạo ra nguy cơ bị lợi dụng để trục lợi bởi những chủ thể có ý đồ xấu.
Một khi phát sinh tranh chấp, các tài liệu, văn bản đã được đóng dấu chữ ký cũng không phải là chứng cứ hợp lệ để Tòa án xem xét. Điều 95 về “Xác định chứng cứ”, Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định 11 loại chứng cứ. Trong đó, “tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận”. Bản chính văn bản giấy được định nghĩa là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
Như vậy, tài liệu có chữ ký được đóng dấu không phải là bản chính, cũng không phải bản sao có công chứng, chứng thực nên không thể trở thành bằng chứng ràng buộc trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp.
Sau khi cân nhắc giữa cái được và cái hại của việc sử dụng con dấu chữ ký, thì chắc hẳn ai cũng có câu trả lời cho mình về việc có nên sử dụng con dấu này hay không. Thực tiễn sau khi được tư vấn về các rủi ro khi sử dụng con dấu khắc chữ ký, chủ doanh nghiệp tỏ ra lo lắng, vội vàng thu hồi, tiêu hủy các con dấu khắc chữ ký đang lưu hành nội bộ công ty; nghiêm cấm nhân viên sử dụng con dấu chữ ký để đóng trên chứng từ, văn bản của công ty, thậm chí quy định vào Nội quy lao động đây là một trong những hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật.
“Bài viết này chỉ thể hiện những ý kiến và quan điểm của cá nhân tác giả và không có mục đích nhằm thể hiện ý kiến, quan điểm của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào”
