Phòng ngừa và xử lý gian lận nội bộ

Gian lận nội bộ không chỉ bòn rút lợi nhuận của doanh nghiệp mà trong nhiều trường hợp có thể dẫn đến sự đổ vỡ. Ernst & Young (EY) cho rằng, kế toán pháp lý có thể giúp các doanh nghiệp phát hiện lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ và lấp kín. ĐTCK đã có cuộc trao đổi với ông Chris Costa, Giám đốc điều hành Khối dịch vụ kế toán pháp lý của EY Toàn cầu xung quanh vấn đề này.

Thưa ông, từ thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành tài chính, gian lận nội bộ là vấn đề “đau đầu” và xảy ra khá thường xuyên. Các doanh nghiệp cũng đã có ý thức phòng ngừa, nhưng liệu các biện pháp kiểm soát phòng ngừa đã thực sự hiệu quả?

Kể từ sau khủng hoảng tài chính 2008, các doanh nghiệp ngày càng nhận thức tốt hơn về việc nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua giảm bớt gian lận và nâng cao đạo đức kinh doanh, vừa giúp đạt doanh thu lớn hơn, vừa giúp đội ngũ nhân viên tự tin hơn vào công việc, đồng thời nâng cao trách nhiệm xã hội và danh tiếng của công ty. Tuy nhiên, liệu hệ thống doanh nghiệp thiết lập đã thực sự hiệu quả? Liệu có chốt kiểm soát nào vẫn còn lỏng lẻo và nhân viên doanh nghiệp vẫn có thể vượt qua để thực hiện hành vi gian lận? Các doanh nghiệp hiện nay cũng dần dần chuyển từ tư duy thụ động xử lý gian lận sau khi xảy ra sang tư duy chủ động trong việc đề phòng và lập ra những rào cản ngăn chặn những gian lận có thể xảy ra. Vì vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng dịch vụ kế toán pháp lý của EY, hoàn thiện những lỗ hổng trong các quy trình, thủ tục nội bộ.

Chúng tôi không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp và tập đoàn đa quốc gia mà còn trợ giúp chính phủ các nước trong việc tăng cường minh bạch trong việc quản lý tài chính công và tăng cường sự minh bạch trong quản trị cho doanh nghiệp, góp phần tạo nên một môi trường kinh doanh lành mạnh và thu hút FDI cho các quốc gia đang có tốc độ phát triển nhanh. Tại thị trường Việt Nam cũng vậy, đang có nhiều cơ hội mở ra cho dịch vụ kế toán pháp lý và EY là hãng kiểm toán đầu tiên cung cấp dịch vụ này ở Việt Nam .

Ông có thể chia sẻ kinh nghiệm từ một trường hợp thành công trong việc phát hiện, xử lý và phòng ngừa gian lận nội bộ?

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực đại lý bảo hiểm thường xuyên có hiện tượng gian lận và là khách hàng tương đối phổ biến của EY trên thế giới. Tại một quốc gia, chúng tôi đã giúp điều tra cho một doanh nghiệp và phát hiện các số liệu và chứng từ bất thường và tìm ra một số kiểu hành vi gian lận của đại lý trong việc nhận hoa hồng. Từ vụ việc đó, khách hàng đã yêu cầu chúng tôi cùng kiểm tra các chi nhánh tại các quốc gia khác. Kết quả cho thấy, các hành vi gian lận tương tự đều có. Tất nhiên, sau khi điều tra, rà soát, lợi ích đem lại không chỉ là phát hiện và xử lý một vụ việc cụ thể mà còn có áp dụng phạm vi rộng hơn, đồng thời ngăn ngừa các gian lận tương tự trong tương lai, khi mà quy trình kiểm soát được thiết lập lại và các chốt kiểm soát cũng được cải tiến.

Ở bất cứ đâu đều có thể xảy ra hành vi gian lận mà nguyên nhân đôi khi là sự thiếu hiểu biết hoặc có thể là vì vụ lợi. Kế toán pháp lý có thể trợ giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình để hạn chế tình trạng này thông qua việc tập hợp dữ liệu cụ thể, chi tiết tài chính để cụ thể hóa xem hành vi gian lận xảy ra ở thời điểm nào và như thế nào. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường hệ thống quản trị, giảm rủi ro xảy ra gian lận như vậy trong tương lai và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan như cổ đông, đảm bảo công ty phát triển đúng hướng dựa trên nền tảng đạo đức lành mạnh.

Trong lĩnh vực mua bán, sáp nhập cũng vậy, nhờ vào kế toán pháp lý, chúng ta có thể định dạng rủi ro gắn liền với doanh nghiệp mục tiêu đó, đặc biệt là rủi ro về doanh thu và chất lượng BCTC, đồng thời chỉ ra, liệu có tình trạng doanh thu tăng trưởng dựa trên gian lận hay tham nhũng hay không.

Doanh nghiệp nào cũng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và thiết lập các chốt kiểm soát. Nhưng các nhân viên lại chính là người hiểu rõ rất hệ thống hoạt động ra sao, bởi vậy mà gian lận nội bộ vẫn xảy ra. Vấn đề này có thể xử lý bằng cách nào?

Trong doanh nghiệp, thông thường, gian lận nghiêm trọng nhất, nhiều nhất xảy ra khi chính các quản lý cao cấp gian lận. Một trường hợp cụ thể đã xảy ra trong một doanh nghiệp lớn ở Ấn Độ mà chúng tôi đã gặp. Tại doanh nghiệp đó, HĐQT chỉ dựa vào báo cáo của giám đốc tài chính (CFO) về số liệu lợi nhuận mà không có trao đổi với các cấp quản lý khác, dẫn đến bị đánh lừa về số liệu. HĐQT và bộ phận kiểm toán cần có kênh trao đổi trực tiếp với cấp quản lý phía dưới, tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn để gian lận tài chính.

Ngoài ra, cần có đánh giá tổng thể về tất cả rủi ro gian lận của công ty. Nhiều lãnh đạo khi được hỏi thì cho rằng, gian lận chỉ là ăn cắp vặt hàng trong kho, nhưng thực tế, có gian lận phức tạp hơn rất nhiều. Việc đánh giá cần thực hiện với tất cả các bên có lợi ích liên quan để đưa ra danh mục rủi ro gian lận, dựa trên danh mục đó, doanh nghiệp xây dựng chương trình kiểm soát rủi ro gian lận và phải được phổ biến, thực hiện, đào tạo tới các cấp nhân viên. Khi có hệ thống kiểm soát thì cần có chức năng kiểm toán nội bộ để kiểm tra hệ thống có được thực hiện chặt chẽ hay không, bởi các rủi ro thường xuyên thay đổi khi có sản phẩm mới, thị trường mới.

Cuối cùng, nền tảng để thực hiện các công việc trên là doanh nghiệp cần có văn hóa chống gian lận lành mạnh. Một trong số đó là cơ chế tố giác bí mật. Kinh nghiệm cho thấy, ở các doanh nghiệp có cơ chế này thì gian lận được phát giác nhanh chóng và xử lý kịp thời.