Các hình thái hiện diện tại Nhật
Hiện có khoảng 50 dự án đầu tư của nhà đầu tư Việt Nam sang Nhật Bản được đăng ký. Lĩnh vực đầu tư chính là công nghệ thông tin, lĩnh vực mà Nhật Bản có nhu cầu và Việt Nam có thế mạnh để phát triển. Nhật Bản đang khuyến khích đầu tư trong một số lĩnh vực khác như nông nghiệp, điều dưỡng, tiểu thủ công nghiệp.
Ngoài rào cản ngôn ngữ thì hệ thống pháp luật phức tạp của Nhật Bản cũng là một trở ngại cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn đầu tư và kinh doanh tại Nhật Bản.
Trong khi đó, theo quy định của Đạo luật Công ty Nhật Bản, một công ty nước ngoài tiến hành các giao dịch liên tục tại Nhật Bản phải hoàn thành việc đăng ký tại Nhật Bản. Điều đó có nghĩa là công ty nước ngoài đó phải có đại diện, chi nhánh, hoặc công ty con tại Nhật Bản.
Bất kỳ người nào vi phạm quy định này sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới hoặc riêng rẽ với công ty nước ngoài đối với các nghĩa vụ phát sinh từ một giao dịch.
Về văn phòng đại diện (VPĐD), theo quy định của Luật Doanh nghiệp của Việt Nam ban hành năm 2014, DN Việt Nam được phép mở văn phòng đại diện ở tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
Tuy nhiên, pháp luật Nhật Bản không yêu cầu và không có cơ chế cho việc đăng ký thành lập VPĐD. Do đó, sẽ không có Giấy chứng nhận thành lập VPĐD nào được cấp.
Một công ty nước ngoài có thể tự do thuê một văn phòng hoặc thậm chí mua cả một tòa nhà để đặt VPĐD (nhằm thực hiện chức năng văn phòng liên lạc miễn là VPĐD đó không kinh doanh hoặc bán hàng) mà không cần phải đăng ký hoặc xin phép thành lập VPĐD.
Mặc dù VPĐD không thể tự mình mở tài khoản tại Nhật Bản nhưng công ty mẹ ở nước ngoài có thể tự mình mở tài khoản của người không cư trú tại Nhật Bản nếu pháp luật của nước sở tại cho phép.
Về chi nhánh, tương tự như đối với VPĐD, doanh nghiệp Việt Nam được phép thành lập chi nhánh ở nước ngoài với điều kiện phải thông báo bằng văn bản đến phòng ĐKKD.
Theo quy định của Đạo luật công ty Nhật Bản, nếu một doanh nghiệp nước ngoài muốn hoạt động kinh doanh liên tục tại Nhật Bản, doanh nghiệp đó phải đăng ký tối thiểu một người cư trú như là đại diện của mình tại Nhật Bản.
Sau đó, nếu công ty nước ngoài thành lập một địa điểm kinh doanh thì địa điểm kinh doanh đó cũng phải được đăng ký với Phòng tư pháp của khu vực nơi nó tọa lạc.
Địa điểm kinh doanh đó thường được gọi là chi nhánh của công ty nước ngoài tại Nhật Bản. Thành lập chi nhánh tại Nhật Bản là một cách đơn giản để bắt đầu kinh doanh tại Nhật Bản.
Chi nhánh công ty nước ngoài tại Nhật Bản không có tư cách pháp nhân và được coi như là một phần của công ty mẹ ở nước ngoài. Công ty mẹ ở nước ngoài phải chịu trách nhiệm đối với mọi nghĩa vụ của chi nhánh.
Tuy nhiên, chi nhánh có thể tự thuê văn phòng và mở tài khoản dưới tên của chính chi nhánh. Vì chi nhánh bị coi là một cơ sở thường trú của công ty nước ngoài tại Nhật Bản nên có thể cũng là đối tượng của các loại thuế, về cơ bản, giống với thuế áp dụng cho công ty.
Về công ty con, trước khi đầu tư để thành lập công ty ở nước ngoài, theo quy định của Luật Đầu tư Việt Nam, nhà đầu tư phải thực hiện thủ tục đăng ký với Bộ Kế hoạch và Đầu tư để được cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài.
Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nhà đầu tư phải mở tài khoản vốn đầu tư bằng loại ngoại tệ phù hợp với nhu cầu chuyển vốn đầu tư tại một tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập và hoạt động tại Việt Nam và sau đó đăng ký giao dịch ngoại hối liên quan đến hoạt động đầu tư ra nước ngoài với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Việc chuyển vốn ra nước ngoài để thành lập công ty chỉ có thể được thực hiện sau khi hoàn thành các thủ tục này.
Những vấn đề liên quan đến việc thành lập của một công ty tại Nhật Bản
Loại hình công ty
Theo quy định của Đạo luật Công ty Nhật Bản, một công ty có thể được thành lập dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (được gọi là Godo-Kaisha trong tiếng Nhật (“GK”)), công ty cổ phần (được gọi là Kabushiki-Kaisha trong tiếng Nhật (“KK”)), hoặc công ty hợp danh dưới hình thức công ty hợp danh hữu hạn (Goshi-Kaisha) hoặc công ty hợp danh vô hạn (Gomei-Kaisha).
Trên thực tế, GK và KK là hai hình thức thường được sử dụng, trong khi đó hình thức công ty hợp danh ít khi được sử dụng.
Trong hai hình thức công ty GK và KK thì KK là hình thức được sử dụng nhiều nhất và được cộng đồng đánh giá cao. Về bản chất thì KK có nhiều điểm tương đồng với hình thức công ty cổ phần của Việt Nam.
Tuy nhiên, KK có thể được thành lập khi có ít nhất một cổ đông. KK phải tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông, và có ít nhất một giám đốc.
Phụ thuộc vào quy mô của công ty (KK nhỏ và vừa; KK có quy mô lớn) và loại cổ phần của công ty (được tự do chuyển nhượng hay bị hạn chế chuyển nhượng) mà công ty có thể lựa chọn cấu trúc quản lý phù hợp. Công ty cổ phần phải tuân thủ các quy định về công bố báo cáo tài chính ra công chúng.
GK là một hình thức công ty tương đối mới được quy định trong Đạo luật Công ty từ năm 2006. So với KK thì GK có cơ cấu quản trị đơn giản hơn, thủ tục thành lập cũng nhanh gọn hơn và chi phí thành lập cũng thấp hơn.
Trong thời gian gần đây, với ưu điểm là đơn giản và tiết kiệm trong thủ tục thành lập, linh hoạt trong quản lý và phân chia lợi nhuận và không phải công bố báo cáo tài chính ra công chúng, GK dần được các nhà đầu tư nước ngoài ưa thích và lựa chọn để thành lập các công ty nhỏ và vừa. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, sẽ chỉ mất một tuần để chuẩn bị hồ sơ và hoàn thành việc đăng ký GK tại Nhật Bản.
Vốn tối thiểu
Hiện nay, Nhật Bản không còn quy định về số vốn tối thiểu mà nhà đầu tư phải góp khi thành lập công ty, cũng như không có quy định về mệnh giá cổ phần mà công ty phát hành. Cơ quan có thẩm quyền cũng không kiểm tra xem liệu số vốn góp đó có đủ cho hoạt động của công ty hay không.
Có một điểm đáng lưu ý là, khác với quy định về thành lập công ty tại Việt Nam (cổ đông/thành viên công ty có khoảng thời gian 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp để góp đủ phần vốn đã cam kết), phần vốn góp (stated capital) để thành lập công ty ở Nhật Bản phải được chuẩn bị đủ và gửi vào tài khoản của người/tổ chức đứng ra thành lập công ty trước thời điểm nộp hồ sơ cho Phòng tư pháp để thành lập công ty.
Để thành lập KK, tài khoản này để nhận vốn góp này phải được mở tại chi nhánh của một ngân hàng Nhật Bản tại Việt Nam. Yêu cầu này không áp dụng đối với GK.
Ngành nghề kinh doanh
Điều lệ và hồ sơ thành lập công ty cần phải liệt kê các ngành nghề mà công ty dự định kinh doanh. Tuy nhiên, các ngành nghề này có thể rất rộng và chung chung.
Một thực tế khá phổ biến là các công ty sẽ thêm cụm từ “tất cả các ngành nghề kinh doanh khác liên quan tới hoặc gắn với các hoạt động được mô tả ở trên” ở cuối của danh mục các ngành nghề, bằng cách này công ty có thể thực hiện hầu hết các hoạt động.
Trước đây, Nhật Bản cũng hạn chế đầu tư nước ngoài một cách nghiêm ngặt, nhưng vào năm 1998, Luật Ngoại hối và Ngoại thương đã được sửa đổi để tự do hóa các giao dịch vốn trong và ngoài Nhật Bản. Nói chung, theo quy định hiện hành, không cần phải đăng ký hay báo cáo về hoạt động đầu tư nước ngoài (như là mua lại cổ phần trong các công ty Nhật Bản).
Nhà đầu tư nước ngoài chỉ cần nộp một thông báo đơn giản sau khi đầu tư. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực nhạy cảm như khai thác mỏ, dầu khí, da, ngư nghiệp, lâm nghiệp, nông nghiệp, hàng không, vũ khí, năng lượng nguyên tử, phát triển không gian và viễn thông, thì nhà đầu tư phải thông qua Ngân hàng Nhà nước Nhật Bản, nộp hồ sơ xin chấp thuận trước của Bộ trưởng Bộ Tài chính cũng như các bộ trưởng có thẩm quyền và phải chờ đợi một thời gian để nhận được câu trả lời.
Bên cạnh đó, có một số ngành nghề mà theo quy định của pháp luật chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép để bắt đầu hoạt động, ví dụ như cho thuê lại lao động, quản lý nhà hàng, đại lý du lịch, xây dựng, kinh doanh bất động sản. Các giấy phép này cần phải có sau khi thành lập công ty nhưng trước thời điểm bắt đầu kinh doanh các ngành nghề đó.
Hệ thống các quy định của Nhật Bản khác xa so với các quy định của Việt Nam và rất khó để tiếp cận được các quy định này bằng tiếng Anh hay tiếng Việt.
Các nhà đầu tư Việt Nam nên nghiên cứu và tham vấn các chuyên gia pháp lý để lựa chọn loại hình công ty phù hợp, đăng ký thành lập theo đúng quy định.
Chi nhánh tại Hà Nội của Nagashima Ohno & Tsunematsu (một công ty luật Nhật Bản) có thể hỗ trợ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến việc thành lập hiện diện thương mại tại Nhật Bản.
