Khi chúng tôi tiếp xúc với các doanh nghiệp Việt Nam, điều đáng mừng là hơn 70% số doanh nghiệp nhận thức rằng, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu và cần phải triển khai cho doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, một điều đáng lo là cũng có tới 70% doanh nghiệp không biết chính xác hiện trạng hệ thống công nghệ của doanh nghiệp mình như thế nào và bắt đầu quá trình chuyển đổi số từ đâu?
Ông Hoàng Việt Anh, Phó tổng giám đốc Tập đoàn FPT.
Lấy ví dụ gần đây nhất, chúng tôi đã tiếp xúc với một công ty Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và thương mại. Công ty này đã có 15 năm hoạt động.
Trong 10 năm đầu tiên, công ty đạt tốc độ tăng trưởng rất cao, trung bình 50%/năm và dễ dàng vươn lên chiếm lĩnh vị trí số 1 thị trường. Nhưng rồi các đối thủ cạnh tranh nhảy vào cuộc đua. Họ tận dụng ưu thế về công nghệ, nắm vững khách hàng, tối ưu hóa hoạt động sản xuất, để rồi từ đó tăng tốc vượt lên.
Tốc độ phát triển của công ty đã chững lại trong 5 năm gần đây, giảm xuống chỉ còn 15% trong năm ngoái, kéo lợi nhuận sụt giảm mạnh.
Cụ thể, lợi nhuận của năm tài chính 2018 chỉ còn tương đương 55% lợi nhuận của năm 2013.
Khi chúng tôi tiếp xúc và làm một khảo sát đánh giá nhanh tình hình, không khó phát hiện ra những vấn đề lớn mà công ty này đang gặp phải, đó là: Khách hàng quản lý phân tán và như một kết quả chung, các thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng rất hỗn loạn; hệ thống vận hành vẫn áp dụng mô hình từ 15 năm trước với rất nhiều công đoạn vận hành thủ công; năng suất lao động không được đo đạc, đánh giá tới từng cá nhân.
Chúng tôi đã cùng khách hàng đánh giá tình hình và thống nhất sử dụng nền tảng số bao gồm 3 nguyên lý cơ bản nhất:
Thứ nhất - Nghĩ lớn: Chúng tôi cùng thống nhất sẽ xây dựng một lộ trình tham vọng trong vòng 3 - 5 năm sẽ đưa doanh nghiệp trở lại vị thế dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực của mình. Ðể thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cũng xác định điểm khác biệt cốt lõi của mình là “Hiểu biết sâu sắc khách hàng” và “Chất lượng sản phẩm dịch vụ tuyệt hảo”. Chúng tôi đã cùng nhau phân tích các xu hướng chung của thế giới, cũng như hành động của các đối thủ để từ đó đưa ra được lộ trình chuyển đổi số.
Thứ hai - Bắt đầu thông minh: Rõ ràng, với tình hình thực tế của doanh nghiệp, có rất nhiều việc phải tập trung xử lý, song nguồn lực và năng lực thì có hạn. Vì vậy, chúng tôi đã áp dụng nguyên lý thứ hai “Bắt đầu thông minh” để tập trung vào những vấn đề: Có tính thiết yếu sống còn cho doanh nghiệp; Có độ khả thi cao với doanh nghiệp; Lựa chọn 3 - 5 dự án khởi điểm đơn giản, dễ thực hiện trong khoảng thời gian không quá 3 tháng là phải đem lại kết quả cụ thể.
Thứ ba - Tăng quy mô nhanh: Các dự án được lựa chọn để triển khai phải có khả năng triển khai quy mô lớn, nhanh chóng trên quy mô toàn doanh nghiệp.
Với khách hàng cụ thể này, chúng tôi quyết định triển khai 4 dự án thí điểm trong thời gian tối đa 3 tháng.
Cụ thể, về mục tiêu “Hiểu biết sâu sắc khách hàng”, 2 dự án được triển khai thí điểm là Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, bao gồm những dữ liệu phản hồi về chất lượng sản phẩm dịch vụ, thống nhất việc định danh khách hàng và Hệ thống quản lý thu thập các phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty (thực chất đây là một ứng dụng trên điện thoại - Mobile App được cài đặt cho các khách hàng của công ty).
Về mục tiêu “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ tuyệt hảo”, thêm 2 dự án được triển khai là Tự động hóa toàn bộ một quy trình đang xử lý bằng tay (Order-To-Cash) và Công cụ đo năng suất lao động của từng cá nhân trong đội ngũ dịch vụ triển khai và bảo trì sản phẩm cho khách hàng.
Song song với việc thí điểm 4 dự án, chúng tôi đồng thời tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống công nghệ thông tin của khách hàng.
Từ kết quả đánh giá, một lộ trình chuyển đổi hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin được đưa ra nhằm nâng cấp xây dựng một hạ tầng đủ mạnh để có thể triển khai thành công chương trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp, kèm theo là 3 dự án nâng cấp gồm Hệ thống quản trị tập trung dữ liệu khách hàng;
Kết nối hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP với hệ thống quản lý sản xuất nhằm tiến tới tự động hóa tuyệt đối các quy trình hiện đang phải xử lý bằng tay và Kết nối hệ thống tính toán thu nhập với hệ thống đánh giá năng suất lao động của từng cá nhân.
Ðồng thời, một công việc không kém phần quan trọng đó là việc xây dựng một kế hoạch đào tạo, phát triển kỹ năng và kết nối nhân sự của doanh nghiệp.
Với mục tiêu đảm bảo tất cả các nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được chuẩn bị sẵn sàng nhất để tham gia và cùng hưởng lợi từ chương trình chuyển đổi số, ngay trong giai đoạn thí điểm, chúng tôi đã đưa các nguồn lực quản trị nhân sự, quản trị hệ thống công nghệ thông tin, bán hàng, triển khai, tài chính cùng tham gia vào các dự án thí điểm.
Việc sớm chuẩn bị và kết nối các nguồn lực này đã giúp giai đoạn triển khai thí điểm được thực hiện suôn sẻ và thành công.
Với những nỗ lực của cả hai bên, sau 3 tháng triển khai, các kết quả ban đầu đem lại rất tích cực, cụ thể là: Dữ liệu khách hàng đã được quản lý tập trung toàn bộ.
Các phản hồi về chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp đã được ghi nhận và kiểm soát tập trung, từ đó có các kênh liên lạc và xử lý tương ứng cho khách hàng;
Rút ngắn được 15% thời gian thực hiện quy trình Order-To-Cash và còn có thể rút ngắn hơn nữa trong thời gian tiếp theo; Năng suất lao động của nhóm triển khai bảo trì đã được đo lường chính xác và tăng 10% sau quá trình thí điểm.
Song song với đó, các kế hoạch tổng thể về chương trình chiến lược, về hạ tầng công nghệ thông tin, về đào tạo và phát triển nguồn lực đã được hoàn thiện nhằm sẵn sàng chuyển sang giai đoạn triển khai rộng khắp trong toàn doanh nghiệp.
Câu chuyện của khách hàng trên không phải là đặc biệt và duy nhất ở Việt Nam. Chúng tôi tin rằng, trong vấn đề chuyển đổi số, mỗi doanh nghiệp ít nhiều thấy được bóng dáng của mình trong đó.
Chuyển đổi số không nhằm mục đích gì khác ngoài việc giúp các doanh nghiệp thay đổi, tăng tính cạnh tranh, thúc đẩy phát triển hơn nữa.
Trong câu chuyện này, xin nhắc lại rằng, chuyển đổi số là sự gắn kết không thể tách rời của chuyển đổi mô hình kinh doanh - chuyển đổi hạ tầng công nghệ thông tin - chuyển đổi về con người.
