Thực tế cho thấy, phần lớn doanh nghiệp niêm yết tổ chức họp ĐHCĐ trong tháng 3, tháng 4 và lỗi thường hay mắc phải là doanh nghiệp chưa cập nhật đầy đủ các tài liệu họp như thư mời họp, chương trình họp, các tài liệu sử dụng, mẫu chỉ định đại diện hoặc ủy quyền trên website…
Các cổ đông nhỏ lẻ luôn mong muốn được quan tâm. Sau khi CTCP Alphanam hủy niêm yết, một số cổ đông nhỏ lẻ phản ánh, họ không nhận được thông tin nào về ĐHCĐ thường niên 2015-2016 của Công ty, vào website của doanh nghiệp, các thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cũng chưa được cập nhật.
Lơ là khâu chuẩn bị có thể dẫn đến việc doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ lần đầu không thành công, phải tổ chức lần 2, lần 3. Có doanh nghiệp tiến hành được cuộc họp thì lại không đủ tỷ lệ biểu quyết thông qua các vấn đề trong chương trình nghị sự của đại hội.
Việc tưởng chừng rất đơn giản như chuẩn bị phiếu biểu quyết cũng có thể thành chuyện lớn, nếu doanh nghiệp không chú ý. Chẳng hạn, ĐHCĐ của CTCP Xuất nhập khẩu tổng hợp I từng ồn ào khi các nhóm cổ đông có mâu thuẫn. Phiếu biểu quyết Ban Tổ chức chỉ chuẩn bị nội dung “tán thành” và “không tán thành”, cổ đông đã phản đối và yêu cầu phải bổ sung phiếu có nội dung “không có ý kiến”, khiến thời gian đại hội bị kéo dài. Cổ đông còn yêu cầu kiểm lại tỷ lệ cổ phần tham dự, nếu không chuẩn bị sẵn phương án, chủ tọa đoàn rất dễ lâm vào tình huống lúng túng.
Theo quan sát của chúng tôi, có không ít trường hợp doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu trình đại hội rất sơ sài, qua loa. Nội dung các tờ trình chỉ vỏn vẹn trong 3-4 trang giấy. Có đại hội nhiệm kỳ còn thiếu báo cáo của Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của cả nhiệm kỳ, thiếu kế hoạch kinh doanh nhiệm kỳ mới, thậm chí thiếu báo cáo của Ban Kiểm soát, doanh nghiệp gửi và công bố tài liệu cho cổ đông trước đại hội không đủ thời hạn theo quy định…
Cách thức tổ chức ĐHCĐ ở nhiều doanh nghiệp lại chưa chặt chẽ (biếu quyết bằng giơ phiếu, không có bằng chứng lưu lại). Nội dung trao đổi với cổ đông chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng, dẫn đến việc để trả lời chất vấn của cổ đông chưa hấu đáo, chẳng hạn như cổ đông chỉ được hỏi một vài câu, sau đó chủ tọa đoàn đề xuất sẽ trả lời câu hỏi bằng văn bản…
Vẫn còn tình trạng biên bản, nghị quyết ĐHCĐ không phản ảnh đầy đủ diễn biến, kết quả đại hội. Nghị quyết ĐHCĐ không ghi rõ kết quả biểu quyết và quyết nghị đối với từng vấn đề trong chương trình họp, trong đó cũng không ghi rõ tỷ lệ tán thành, không tán thành, không có ý kiến, hay kết luận nội dung đó có được thông qua theo quy định hay không.
Có đại hội, việc tổ chức kiểm phiếu biểu quyết tốn nhiều thời gian, hoặc sai kết quả bỏ phiếu… Đơn cử, ĐHCĐ của CTCP Tập đoàn Hà Đô từng khiến cổ đông “đói meo ruột” vì phải chờ đến đầu giờ chiều mới được nghỉ ăn trưa, do việc kiểm phiếu vẫn còn thực hiện thủ công.
Một số trường hợp, do mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đông lớn nên đã tố cáo, nặng lời với nhau, thậm chí gây rối ngay tại đại hội. Ở một doanh nghiệp nọ, cổ đông Nhà nước, với lượng cổ phần sở hữu lớn, nhưng bị ngăn cản không cho tham dự đại hội vì lý do giấy ủy quyền của cổ đông này không đúng mẫu do doanh nghiệp ban hành.
Trong khi trước đó, doanh nghiệp không gửi mẫu, không công bố mẫu giấy ủy quyền cho các cổ đông. Cực chẳng đã, cổ đông Nhà nước phải nhờ tới cơ quan công an can thiệp. Vì thế, đại hội diễn ra vô cùng căng thẳng và ban lãnh đạo doanh nghiệp sau đó đã gửi đơn thư khiếu kiện khắp nơi.
Đối với các cổ đông nhỏ lẻ, cần tập hợp nhau lại để tiếng nói có trọng lượng hơn, nhằm xem xét và phủ quyết các báo cáo tài chính có nhiều ý kiến kiểm toán ngoại trừ, ảnh hưởng kết quả sản xuất kinh doanh, dẫn đến tình trạng lãi giả lỗ thật… hoặc việc phân phối lợi nhuận không phù hợp, phương án phát hành tăng vốn không rõ ràng, chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh thiếu thực tế…
ĐHCĐ là dịp để các cổ đông, nhà đầu tư được nghe Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo doanh nghiệp báo cáo, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính trong năm, hoặc nhiệm kỳ của doanh nghiệp, được góp ý và quyết định thông qua các định hướng hay giải pháp quan trọng của doanh nghiệp.
Do đó, để đại hội thành công, cổ đông và nhà đầu tư bên cạnh việc thực hiện đúng các thủ tục chuẩn bị ĐHCĐ, thì Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần bảo đảm các nội dung trình tại ĐHCĐ đúng pháp luật, phản ảnh thực chất “sức khỏe” doanh nghiệp, thông tin cần đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Các nghị quyết được thông qua cần thể hiện sự hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và cổ đông, đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.
ĐHCĐ được tổ chức tốt sẽ giúp Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao giá trị và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt các nhà đầu tư.
