Còn nhiều hạn chế trong tổ chức ĐHCĐ
Báo cáo kết quả khảo sát công tác tổ chức ĐHCĐ thường niên năm 2014 của CTCK FPT (FPTS) được tiến hành với 354 DN niêm yết trên HNX và 270 DN niêm yết trên HOSE (không bao gồm các DN niêm yết cuối năm 2014 hoặc không có nguồn thông tin chính xác) cho thấy, vẫn có rất nhiều DN thiếu sót trong thực hiện công việc quan trọng này.
Cụ thể, số DN tổ chức đại hội từ tháng 1 đến tháng 4, thời gian phù hợp với quy định của pháp luật, trên HNX là 217, trên HOSE là 163. Trên hai sàn cùng có tới 7 DN niêm yết phải tổ chức ĐHCĐ lần 2, còn số DN phải tổ chức họp lần 3 trên HNX là 5, trên HOSE là 2.
Về việc cập nhật tài liệu đại hội trên website của DN, kết quả khảo sát cho thấy, số DN cập nhật thư mời họp trên HNX là 175, trên HOSE là 146; cập nhật chương trình họp, các tài liệu sử dụng tại đại hội trên HNX là 196, trên HOSE là 164; cập nhật mẫu chỉ định đại diện trên HNX là 152 và trên HOSE là 141. Nghĩa là có khoảng một nửa số DN niêm yết trên hai sàn không đáp ứng yêu cầu này.
Báo cáo kết quả khảo sát của FPTS cũng chỉ rõ nhiều hạn chế trong tổ chức ĐHCĐ của các DN. Chẳng hạn, DN tổ chức ĐHCĐ lần đầu không thành công, phải tổ chức lại lần hai, lần ba, không đủ tỷ lệ biểu quyết thông qua các vấn đề trong chương trình nghị sự đại hội.
Hay nghị quyết ĐHCĐ bị hủy do những sai sót trong trình tự thủ tục đại hội, ảnh hưởng đến uy tín của DN. Cách thức tổ chức đại hội của nhiều DN cũng chưa chặt chẽ (biểu quyết bằng giơ phiếu không có bằng chứng lưu lại); nội dung trao đổi với cổ đông tại đại hội chưa được chuẩn bị một cách thấu đáo hay DN không quan tâm đến việc mời cổ đông nhỏ lẻ tham dự đại hội.
Tránh khiếu kiện từ những chuyện nhỏ
Thiếu sót thường xảy ra nhất trong khâu tổ chức ĐHCĐ, theo khảo sát của FPTS, nằm ở khâu thông báo mời họp gửi cổ đông kèm tài liệu. Trường hợp sai sót, nhầm lẫn thư mời họp ĐHCĐ mà cổ đông có quyền dự họp không nhận được hoặc tài liệu kèm theo thư mời họp không đầy đủ và cổ đông cho rằng quyền lợi của mình bị vi phạm (hoặc vì lý do khác), tranh chấp giữa cổ đông và DN hoàn toàn có thể xảy ra.
Vụ thua kiện của CTCP Tài chính Xi măng trước một cổ đông sở hữu 13.000 cổ phần trong năm 2014 khi cổ đông này đòi hủy nghị quyết ĐHCĐ thường niên 2013 do cổ đông này không nhận được thư mời dự đại hội là một ví dụ.
Hay như gần đây, một cổ đông khởi kiện CTCP Xi măng Thăng Long ra TAND tỉnh Quảng Ninh, đề nghị hủy toàn bộ nghị quyết ĐHCĐ trong mấy năm vừa qua do cổ đông này không được mời tham dự ĐHCĐ, mà vẫn có tên trong danh sách tham dự đại hội.
DN cũng phải lường đến các tình huống và dự phòng cách xử lý trong trường hợp vào ngày diễn ra ĐHCĐ, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông không chứng minh được tư cách pháp lý của mình để tham dự cuộc họp (ví dụ không mang giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền…); không xác minh được chữ ký của người ủy quyền. Hoặc DN sẽ xử lý như thế nào trong trường hợp cổ đông ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp ĐHCĐ, nhưng vẫn đến tham dự ĐHCĐ với tư cách là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông khác.
Để có thể hạn chế tối đa các rắc rối, DN nên đưa những yêu cầu cần đáp ứng với người đến dự họp vào nội dung thư mời họp (như mang theo giấy tờ tùy thân, thư mời họp, giấy ủy quyền…), yêu cầu bản cam kết của cổ đông. Đối với giấy ủy quyền tham dự họp ĐHCĐ, cần quy định chi tiết các công việc và những nghĩa vụ phải thực hiện của người được cổ đông ủy quyền tham dự cuộc họp, đồng thời đưa các yêu cầu phải có đối với người đến dự họp nói chung và người đại diện theo ủy quyền của cổ đông nói riêng và quy chế làm việc của ĐHCĐ, công bố để tất cả cổ đông đều có thể nắm bắt thông tin.
DN cũng cần cập nhật thông tin tài liệu họp ĐHCĐ đầy đủ, kịp thời, liên hệ trực tiếp với những cổ đông lớn để mời tham dự họp ĐHCĐ hoặc ủy quyền tham dự, tạo điều kiện cho cổ đông tham dự họp và biểu quyết, bầu cử bằng phương thức điện tử.
Trong đối thoại với cổ đông, DN cần có sự chẩn bị để trả lời cổ đông một cách thấu đáo, đặc biệt là những câu hỏi liên quan đến sản xuất - kinh doanh và quản trị công ty. Không ít cổ đông đã tỏ ra thất vọng và bức xúc về cách hành xử của HĐQT Tổng công ty Vinaconex tại ĐHCĐ thường niên 2014 khi nhiều câu hỏi không được trả lời, mà chỉ được ghi nhận để trả lời sau bằng văn bản.
