Luật hóa ĐHCĐ trực tuyến
Khoản 2 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ trong trường hợp sau đây: Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp; Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.
Như vậy có thể thấy, việc tham dự ĐHCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử đã được thừa nhận và luật hóa trong các văn bản pháp lý cao nhất đối với hoạt động của công ty cổ phần.
Đây chính là cơ sở quan trọng để các doanh nghiệp áp dụng các giải pháp công nghệ trong hoạt động tổ chức ĐHCĐ nhằm đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các cổ đông không có điều kiện tham dự đại hội trực tiếp.
Thông thường, tùy quy mô song để tổ chức ĐHCĐ có khoảng 300 người tham dự, doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng. Mỗi lần đại hội không thành công, doanh nghiệp sẽ lãng phí rất lớn các khoản mục như thuê địa điểm, in ấn tài liệu, chuẩn bị nhân sự, máy móc phục vụ đại hội…
Với giải pháp ĐHCĐ trực tuyến, chẳng hạn sản phẩm do FPTS cung cấp, doanh nghiệp được cập nhập toàn bộ danh sách cổ đông, mỗi cổ đông được mã hóa với một tên truy cập và mật khẩu.
Truy cập vào trang web của doanh nghiệp hoặc FPTS, cổ đông sẽ đăng ký tham gia và tải toàn bộ tài liệu họp cũng như có thể trao đổi trực tuyến, được giải đáp mọi thắc mắc từ doanh nghiệp. Tại đây, cổ đông cũng có thể đăng ký tham dự hoặc ủy quyền tham dự đại hội, đăng ký bỏ phiếu điện tử. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể ước lượng khá chuẩn số cổ đông tham dự đại hội.
Điểm ưu việt của giải pháp này là cổ đông tham dự đại hội trực tuyến sẽ tham gia bỏ phiếu trực tuyến cho các nội dung được đưa ra đại hội. Kết quả này được công nhận ngay tại đại hội thay vì trước đây cổ đông phải in ra và gửi thư đảm bảo về doanh nghiệp.
Với quy định của Luật Doanh nghiệp mới, đại hội chỉ cần triệu tập được một tỷ lệ nhỏ cổ đông có quyền biểu quyết tham gia có mặt, số còn lại có thể tham gia từ xa, với tỷ lệ 65% (theo luật hiện hành) và 51% theo Luật mới là đủ điều kiện tổ chức đại hội.
Chi phí cho gói dịch vụ, tùy quy mô doanh nghiệp, dao động từ 30 - 50 triệu đồng, trong khi như đã kể trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí do khâu tổ chức được thu gọn nhẹ.
Xu hướng biểu quyết online
Mỹ có luật cho phép các doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ bằng hình thức trực tiếp và kết hợp sử dụng internet và các hình thức khác để dự họp/biểu quyết từ xa. Sở GDCK Tokyo có hệ thống online voting cho phép các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài biểu quyết trực tuyến tại các công ty Nhật Bản. Hiện tại có trên 2.000 công ty niêm yết tham gia hệ thống này của Sở.
Tại Ấn Độ, Top 500 công ty niêm yết tại Sở GDCK Bombay và Sở GDCK Quốc gia phải thực hiện bỏ phiếu điện tử.
Tại Hàn Quốc, hệ thống K - evote cho phép cổ đông thực hiện biểu quyết trực tuyến từ 10 ngày trước khi họp ĐHCĐ. Sau ngày họp, cổ đông sẽ được Sở giao dịch thông báo về kết quả biểu quyết.
Tại nhiều nước trên thế giới, các phiên họp ĐHCĐ đều được ứng dụng công nghệ thông tin, nhà đầu tư cũng quen thuộc với việc sử dụng phần mềm biểu quyết online để bảo vệ quyền lợi của mình.
Không chỉ khuyến khích cổ đông bỏ phiếu từ xa, sử dụng công nghệ hiện đại trong tổ chức ĐHCĐ, kết quả sẽ được lưu lại và thống kê một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Hệ thống cũng lưu lại toàn bộ dữ liệu để đối chiếu, so sánh trong các kỳ họp thay vì doanh nghiệp phải can thiệp thủ công như trước đây.
Với những tính năng như trên, có thể thấy, ĐHCĐ trực tuyến và bỏ phiếu từ xa sẽ dần trở lên phổ biến với các doanh nghiệp Việt.
