Không phải lúc nào các cổ đông cũng có điều kiện và thời gian để trực tiếp tham gia họp ĐHCĐ. Nhiều DN phải tổ chức đại hội lần 2, lần 3 cũng vì lý do này.
Ông Nguyễn Công Quang, Phó tổng giám đốc Trung tâm Lưu ký chứng khoán (VSD) cho biết, trước khi Luật Doanh nghiệp quy định về hình thức bỏ phiếu điện tử, VSD đã có một khoảng thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, triển khai hệ thống bỏ phiếu điện tử.
Hệ thống bỏ phiếu điện tử phục vụ công tác tổ chức ĐHCĐ đang được VSD triển khai như thế nào, thưa ông?
Chúng tôi vừa hoàn thành phần mềm hệ thống bỏ phiếu điện tử (E-Voting), hiện sẵn sàng cung cấp dịch vụ bỏ phiếu điện tử cho các tổ chức phát hành. Trên thế giới, hầu hết các quốc gia tiên tiến đều công nhận và sử dụng bỏ phiếu điện tử như một phương thức để tổ chức phát hành lấy biểu quyết của cổ đông.
Tuy nhiên, ở Việt Nam, đây là một dịch vụ hoàn toàn mới, không chỉ đối với các nhà đầu tư, mà còn mới đối với các tổ chức phát hành. Do đó, chúng tôi đã, đang và sẽ đẩy mạnh giới thiệu dịch vụ này tới các tổ chức phát hành và nhà đầu tư, đặc biệt là trong mùa ĐHCĐ năm nay. Dự kiến, đến cuối tháng 5 này, VSD sẽ gặp gỡ trực tiếp thêm khoảng 20 tổ chức phát hành để giới thiệu dịch vụ E-Voting.
Song song với hình thức gặp gỡ trực tiếp, chúng tôi thực hiện các công việc như truyền thông, tổ chức hội thảo, phối kết hợp với các công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng khoán, tổ chức phát hành, ngân hàng lưu ký... để thị trường hiểu rõ về dịch vụ E-Voting.
Ông Nguyễn Công Quang, Phó tổng giám đốc Trung tâm Lưu ký chứng khoán
Từ ĐHCĐ năm nay, các cổ đông có thể sử dụng hình thức bỏ phiếu điện tử, thưa ông?
Luật Doanh nghiệp 2014 (có hiệu lực từ 1/7/2015) đã công nhận bỏ phiếu điện tử được coi là tham gia họp và biểu quyết các vấn đề của ĐHCĐ. Tuy nhiên, để các cổ đông biết và sẵn sàng sử dụng hình thức bỏ phiếu mới này, tổ chức phát hành cần phải thông báo, xin ý kiến cổ đông trước khi chính thức sử dụng.
Việc đồng tình và chấp thuận sử dụng dịch vụ bỏ phiếu điện tử của các cổ đông cần phải được cụ thể trong các văn bản như Nghị quyết ĐHCĐ, Điều lệ công ty. Vì vậy, tại mùa ĐHCĐ năm nay, VSD phối hợp với các tổ chức phát hành giới thiệu và thông tin cho các cổ đông về dịch vụ E-Voting. Sau khi tổ chức phát hành chính thức thông qua việc sử dụng dịch vụ E-Voting, VSD sẵn sàng cung cấp dịch vụ này ngay sau đó.
Với E-Voting, các cổ đông có thể ngồi bất cứ đâu có Internet để bỏ phiếu điện tử?
Ngay từ khi bắt tay vào xây dựng hệ thống E-Voting, VSD đã chú trọng tới tính thân thiện, đơn giản và thuận tiện cho cổ đông khi sử dụng. Chính vì vậy, hệ thống E-Voting được xây dựng trên nền tảng web, cho phép cổ đông có thể sử dụng máy tính, laptop hoặc smartphone để truy cập vào hệ thống thông qua mạng Internet. Các tổ chức, cá nhân được mời thử nghiệm hệ thống này trong thời gian qua đều nhận xét, các tính năng được hiển thị rõ ràng và dễ hiểu đối với người sử dụng.
Chúng tôi sẽ có những hướng dẫn cụ thể qua các hình thức giới thiệu dịch vụ trên các phương tiện thông tin đại chúng và ngay tại trang web của VSD như hội thảo, bài viết, video clip, tài liệu hướng dẫn sử dụng… để tất cả mọi người có thể xem và tham khảo. Ngoài ra, VSD cũng sẽ phối kết hợp với các tổ chức kinh doanh chứng khoán như công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư… trực tiếp gặp gỡ các tổ chức phát hành và cổ đông để giới thiệu, hướng dẫn sử dụng dịch vụ.
Đặc điểm hệ thống E-Voting
E-Voting được xây dựng trên nền tảng web-based, giao diện được thiết kế dưới dạng một cửa sổ tích hợp với website hiện nay của VSD, cho phép tổ chức phát hành và cổ đông có thể sử dụng máy tính, laptop hoặc smartphone để truy cập thông qua Internet.
Mỗi tổ chức phát hành khi ký kết sử dụng dịch vụ E-Voting sẽ được cấp 1 tài khoản (user) để đăng tải các thông tin liên quan đến ĐHCĐ như tài liệu đại hội, các nội dung cần được cổ đông bỏ phiếu thông qua. Tổ chức phát hành cũng dùng tài khoản này để truy cập thông tin đối với các đợt bỏ phiếu điện tử đang hoặc đã diễn ra. Theo đó, mỗi cổ đông sẽ được cấp 1 tài khoản duy nhất để sử dụng cho tất cả các đợt bỏ phiếu.
Tài khoản của tổ chức phát hành, cổ đông hay tổ chức đại diện nhà đầu tư nước ngoài được xác thực thông qua một quy tắc bảo mật gồm tên đăng nhập, mật khẩu, mã OTP.
