Vậy kế hoạch kinh doanh liên tục là gì?
KHKDLT là một quy trình xác định các thủ tục nhằm đảm bảo chu kỳ kinh doanh của một tổ chức sau khi bị gián đoạn được bắt đầu lại kịp thời và có tổ chức. Kế hoạch này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp không chỉ bảo vệ người lao động của mình, mà cả các tài sản và đồng thời khôi phục lại các hoạt động kinh doanh theo một phương thức phù hợp và có kiểm soát.
KHKDLT sẽ không có tác dụng khi tất cả thông tin dữ liệu bị phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau. KHKDLT là một tài liệu tham khảo và toàn bộ kế hoạch nên được in trong một cuốn cẩm nang. Đối với doanh nghiệp nhỏ, cuốn cẩm nang KHKDLT có thể chỉ bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại của các nhân viên và các thành viên nhóm quản trị khủng hoảng. Còn trong tổ chức lớn và phức tạp hơn, cuốn cẩm nang KHKDLT có thể phác thảo các biện pháp khôi phục lại hồ sơ, sổ sách hoặc các yêu cầu kỹ thuật.
Các giai đoạn khi xây dựng cẩm nang KHKDLT
Nói chung, quá trình soạn thảo cuốn cẩm nang KHKDLT bao gồm 5 giai đoạn:
1. Phân tích tác động kinh doanh;
2. Thiết kế giải pháp;
3. Thử nghiệm;
4. Triển khai;
5. Liên tục cập nhật
Tuy nhiên, danh mục nói trên vẫn chưa bao trùm hết các vấn đề. Một số vấn đề có thể xem xét thêm để đưa vào kế hoạch. Cẩm nang KHKDLT có thể áp dụng đối với một doanh nghiệp với bất cứ quy mô và mức độ phức tạp nào. Nội dung chi tiết có thể thay đổi tùy theo quy mô, phạm vi của doanh nghiệp và phương thức tiến hành kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Phân tích tác động kinh doanh
Quá trình xây dựng cẩm nang KHKDLT bắt đầu với việc phân tích tác động kinh doanh. Phân tích tác động bao gồm việc xác định đâu là hệ thống và các quy trình sống còn trong doanh nghiệp; công việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng như thế nào nếu hệ thống và các quy trình này chẳng may tạm ngừng hoạt động, kể cả vì những lý do như có mối đe dọa kỹ thuật, từ con người hay thiên nhiên. Nhờ phân tích tác động mà doanh nghiệp nhận biết được sự khác biệt giữa các chức năng tổ chức có tính sống còn và các chức năng ít quan trọng hơn. Khi thực hiện phân tích tác động kinh doanh, không chỉ việc xử lý dữ liệu thông tin mà tất cả các chức năng liên quan đến kinh doanh cũng cần được xem xét.
Thiết kế giải pháp
Mục đích của việc thiết kế giải pháp là quản trị rủi ro bằng việc soạn thảo cuốn cẩm nang KHKDLT bằng văn bản và áp dụng trong toàn bộ doanh nghiệp.
Nói chung, cuốn cẩm nang KHKDLT cần được viết và phổ biến đến toàn bộ nhân viên, sao cho tất cả các nhóm khác nhau đều có thể triển khai thực hiện kịp thời. Cẩm nang KHKDLT cũng cần cụ thể về điều kiện triển khai và lập luận chặt chẽ để xem xét đến các biện pháp khẩn cấp cần thực hiện khi xảy ra khủng hoảng. Một mặt, cẩm nang KHKDLT cần tập trung vào các biện pháp phục hồi hoạt động sản xuất, kinh doanh trong trường hợp có một chức năng bị gián đoạn, mặt khác kế hoạch này cũng cần có tính linh hoạt để đối phó với các sự kiện bất ngờ xảy ra.
| Wizel Argumido là Chủ nhiệm cao cấp thuộc Bộ phận Dịch vụ Tư vấn Nghiệp vụ Thương mại, chuyên thực hiện đánh giá tình hình hoạt động tài chính giúp mua bán, sáp nhập doanh nghiệp. Trước khi làm việc cho Ernst & Young, Wizel làm Kiểm soát tài chính và Giám đốc thương mại ở một công ty dầu nhờn.
|
Khi lập KHKDLT, điều quan trọng là luôn cân nhắc các yếu tố sau:
1. Định nghĩa rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, bao gồm cả những người làm việc trong bộ phận hỗ trợ của doanh nghiệp;
2. Thiết lập địa điểm lưu trữ dữ liệu ở khoảng cách an toàn và cách xa nơi doanh nghiệp hoạt động;
3. Xác định các địa điểm phục hồi dữ liệu và trung tâm hoạt động khẩn cấp;
4. Thiết lập các hình thức thông tin liên lạc dự phòng cho trường hợp dịch vụ bị gián đoạn;
5. Xây dựng quy trình hoạt động liên tục theo phương thức thủ công cho đến khi máy móc công nghệ được sửa chữa hay phục hồi;
6. Xác định cụ thể các quy trình để xử lý việc mất thông tin không được giữ trong dữ liệu sao lưu.
Thử nghiệm
Việc thử nghiệm rất cần thiết để đảm bảo KHKDLT của bạn đáp ứng được yêu cầu phục hồi kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không nên chờ đợi cho đến khi xảy ra sự cố mới tìm cách thức đối phó khác. KHKDLT có thể không đáp ứng được những gì doanh nghiệp trông đợi, vì lý do yêu cầu phục hồi kinh doanh không đầy đủ hoặc không chính xác, hay do thiết kế giải pháp có khiếm khuyết hay lỗi khi triển khai.
Việc thử nghiệm thường bao gồm các nội dung sau:
1. Lập nhóm chỉ huy khắc phục khủng hoảng;
2. Thử nghiệm kỹ thuật từ các địa điểm cấp 1 đến cấp 2;
3. Thử nghiệm ứng dụng;
4. Thử nghiệm các quy trình kinh doanh.
Triển khai
Việc triển khai đơn thuần là thực hiện KHKDLT và tiến hành trong toàn bộ doanh nghiệp. Điểm sống còn trong KHKDLT là không thể phát triển nguồn nhân lực, công nghệ thông tin và các cơ sở kinh doanh trong tình trạng tách biệt với nhau. Mấu chốt của KHKDLT là giữ thông tin liên lạc thường xuyên. Ban lãnh đạo cần làm việc với nhau để xác định kế hoạch nào là cần thiết, hệ thống nào và đơn vị kinh doanh nào là có tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Liên tục cập nhật
Thay đổi là một phần không thể tách rời đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Do đó, cần đảm bảo cẩm nang KHKDLT luôn phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Một số kiểu thay đổi cần được cập nhật trong cẩm nang, bao gồm:
1. Thay đổi về nhân sự;
2. Thay đổi vai trò và trách nhiệm của nhóm quản trị khủng hoảng và thay đổi về ban lãnh đạo;
3. Thay đổi về tổ chức.
Kết luận
Cho dù thế nào đi nữa, thời điểm quyết định sự sẵn sàng của bạn là trước khi xảy ra thảm họa. Nền tảng để xây dựng năng lực nhanh chóng phục hồi kinh doanh ở doanh nghiệp của bạn là thông qua KHKDLT. Xây dựng KHKDLT phù hợp có tính sống còn trong việc ngăn ngừa, bởi ngay cả một sự gián đoạn kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể biến thành một thảm họa lớn.
